Unser Hinweisgebersystem – die smarte Lösung für Ihre Compliance

Gemäß dem Whistleblowing Report 2021 haben über 50% der befragten Unternehmen Hinweise erhalten. Unternehmen mit einer Belegschaft von über 250 Mitarbeitern erhielten im Durchschnitt 65 Meldungen pro Jahr, während es bei Unternehmen mit 20 bis 49 Mitarbeitern nur 16 Meldungen waren. Fast die Hälfte der eingegangenen Meldungen bei den untersuchten Unternehmen erwies sich als aussagekräftig und wertvoll.

Ein Hinweisgebersystem ist eine interne Meldestelle innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation, die es Mitarbeitern ermöglicht, anonym eine Meldung über beobachtete oder vermutete Missstände und Gesetzesverstöße abzugeben. Dadurch sollen Mitarbeiter zu einer Meldung ermutigt und Vorfälle schneller geklärt werden.

Für Unternehmen ab 250 Mitarbeitern ist ein Hinweisgebersystem drei Monate nach Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes (vermutlich im 1. Quartal 2023) verpflichtend. Unternehmen zwischen 50 und 249 Mitarbeitern müssen ab 17. Dezember 2023 ein Hinweisgebersystem vorweisen können.

Jedes Hinweisgebersystem braucht auch einen Hinweisempfänger. Das sollte eine neutrale, externe Person sein, um Interessenkonflikte zu vermeiden.
Da die meisten Unternehmen sowieso zur Ernennung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet sind, ist der externe DSB der ideale Hinweisempfänger.

Der externe Datenschutzbeauftragte ist nicht nur objektiv, sondern bringt auch das Fachwissen mit, um ein gesetzes- und DSGVO-konformes Hinweisgebersystem einzurichten. Werden über das Hinweisgebersystem Datenschutzverstöße gemeldet, weiß der externe DSB als Meldestellenbeauftragter auch direkt, was zu tun ist. Als externer DSB Ihres Unternehmens kümmern wir uns auch um die Einrichtung eines Hinweisgebersystems.

Über das Hinweisgebersystem können Hinweisgeber anonym eine Meldung über Verstöße und Missstände im Unternehmen aufmerksam machen. Die Meldungen werden vom Hinweisempfänger verarbeitet.

1. AUFDECKUNG VON VERSTÖSSEN
Ein Mitarbeiter bemerkt Fehlverhalten und Missstände, die einen Verstoß gegen Richtlinien und Gesetze darstellen.

2. MELDUNG
Der Mitarbeiter meldet den Vorfall bei der unternehmensinternen Meldestelle und wird damit zum Whistleblower. Unser Hinweisgebersystem ermöglicht eine anonyme Meldung.

3. EINGANGSBESTÄTIGUNG
Der (anonyme) Hinweisgeber muss vom Hinweisempfänger innerhalb von sieben Tagen eine Eingangsbestätigung erhalten.

4. HINWEISVERARBEITUNG
Der Hinweisempfänger untersucht die Meldung, stellt eventuelle Rückfragen an den Hinweisgeber und informiert alle involvierten Personen im Unternehmen.

5. ENTSCHEIDUNG
Es folgt die Entscheidung über die Konsequenzen und Folgemaßnahmen. Die Situation kann je nach Verstoß und individueller Vereinbarung intern oder juristisch geklärt werden.

6. UPDATE
Der Hinweisgeber wird vom Hinweisempfänger über die Ergebnisse seiner Meldung informiert. Dies hat spätestens drei Monate nach dem Eingang der Meldung zu erfolgen.

Ein IT-gestütztes Hinweisgebersystem ist die beste Lösung für die Umsetzung der Hinweisgeberrichtlinie. Es bietet eine anonyme Meldung und DSGVO-konforme Datenverarbeitung und erfüllt damit am ehesten die Anforderungen der Hinweisgeberschutzrichtlinie.

Ein simples Briefkastensystem ermöglicht keine unbeobachtete und damit anonyme Meldung. Es bringt einen komplizierten Bearbeitungsprozess mit sich und macht die anonyme Kommunikation mit dem Hinweisgeber unmöglich. Eine Telefonhotline erfordert personellen Aufwand und ein Sprachassistent erschwert ebenfalls die Kommunikation und Datenspeicherung.

Ein IT-gestützter Meldekanal, der von einer neutralen Ombudsperson besetzt wird, ist daher die einzig sinnvolle Lösung für Ihr Unternehmen. Unsere digitale Meldestelle erfüllt alle Anforderungen an ein effektives und gesetzeskonformes Hinweisgebersystem.
Unser Hinweisgebersystem lässt sich gut mit Ihrem Datenschutzmanagementsystem oder Compliance-Management-System kombinieren.

Die Vorteile eines digitalen Hinweisgebersystems liegen auf der Hand:

• Für jeden jederzeit und von überall aus erreichbar
• Anonyme Meldung und vertrauliche Verarbeitung möglich
• Anonyme Kontaktaufnahme für Rückfragen möglich
• Einfache und zentrale Fallbearbeitung und Datenspeicherung
• Verschlüsselung personenbezogener Daten
• Möglichkeit zur einfachen statistischen Auswertung von Meldungen
• Nutzung in verschiedenen Sprachen möglich

All das macht unser IT-gestütztes Hinweisgebersystem zu einer bequemen, effektiven und datenschutzrechtlich besonders sicheren Option. Zudem ist es Hinweisgebern leicht zugänglich und senkt damit die Hürde für eine Meldung.

Es steht Hinweisgebern frei, ob sie zunächst das Unternehmen intern informieren oder sich an die zuständige Behörde oder die Öffentlichkeit wenden möchten. Um jedoch sicherzustellen, dass sensible Informationen intern bleiben, sollten Unternehmen Anreize schaffen, damit potenzielle Hinweisgeber sich zuerst an das Unternehmen wenden. Es ist wichtig, dass Mitarbeiter sich nicht an ein Hinweisgebersystem einer Behörde oder die Öffentlichkeit wenden. Fakt ist: Unternehmen, die kein eigenes Hinweisgebersystem betreiben, geben ihren Mitarbeitern keine interne Meldeoption.

Wir möchten Ihnen die Verwendung eines Hinweisgebersystems empfehlen, das alle verfügbaren Meldewege integriert. Es ist von Vorteil, wenn Sie neben einer telefonischen Hotline und der Option eines persönlichen Treffens auch einen anonymen digitalen Meldeweg anbieten. Nur durch die Kombination mehrerer Meldewege können Sie sicherstellen, dass potentielle Hinweisgeber die Möglichkeit haben, eine Meldung abzugeben.

Basierend auf unserer Expertise und um sicherzustellen, dass Ihr Whistleblowing-System effektiv genutzt wird, empfehlen wir Ihnen dringend, es in den Sprachen der Länder, in denen Ihre Niederlassungen ansässig sind, bereitzustellen.

Seit dem 18. Dezember 2021 besteht für Beamte und Arbeitnehmer im öffentlichen Sektor die Möglichkeit, bei Nichteinhaltung der im Unionsrecht festgelegten Bestimmungen der Whistleblower-Richtlinie direkt an die Öffentlichkeit zu gehen. In diesem Fall sind die Hinweisgeber durch die Schutzmechanismen der Richtlinie geschützt. Im Falle von Hinweisgebern in der privaten Wirtschaft müssen Gerichte einen ähnlichen Schutz im Rahmen einer richtlinienkonformen Auslegung schaffen.

Ein Unternehmen riskiert eine Geldbuße von bis zu 100.000 EUR, wenn es jemanden daran hindert, einen Hinweis abzugeben. Wenn das Unternehmen versucht, den Hinweisgeber zu bestrafen oder das Vertraulichkeitsgebot bricht, kann es ebenfalls mit einer solchen Geldstrafe belegt werden. Sollte das betroffene Unternehmen interne Meldestellen unzureichend oder fehlerhaft errichten, muss es mit einem Bußgeld von 20.000 EUR rechnen. In bestimmten Fällen kann die Höchstgrenze des Bußgeldrahmens sogar verzehnfacht werden.

Die Whistleblower-Richtlinie dient dem Schutz von Whistleblowern vor Konsequenzen wie Diskriminierung, Kündigung, Repressalien und finanziellen Nachteilen.

Anstoß für das kommende Hinweisgeberchutzgesetz (HinSchG) ist die Whistleblower-Richtlinie der EU (EU-Direktive 2019/1937), die schon bis zum 17. Dezember 2021 in deutsches Recht hätte umgesetzt werden müssen. 2023 tritt die Hinweisgeberrichtlinie in Deutschland in Kraft und Unternehmen müssen schnell reagieren.

Unter dem Begriff Whistleblowing versteht man die Bekanntgabe von Gesetzesverstößen oder unethischen Handlungen innerhalb einer Organisation durch eine Person, die Teil der Organisation ist oder von einem Dritten, der als Whistleblower oder Informant fungiert. Der Informationsaustausch kann direkt an die betreffende Organisation, an Behörden oder an die Öffentlichkeit gerichtet sein. Der Informant hat die Möglichkeit, seine Identität preiszugeben oder anonym zu bleiben.

Ein Hinweisgebersystem ist zwar für viele mittelständische und große Unternehmen eine Pflicht, kann aber auch vor allem als Chance wahrgenommen werden.

Die Pflicht zur Einführung eines Hinweisgebersystems ermöglicht es Ihrem Unternehmen, sich durch die verstärkte Meldung von Regelverstößen und Fehlverhalten laufend zu verbessern und auf Probleme zu reagieren, ehe sie zu einem Skandal werden.

Ein Hinweisgebersystem fördert eine transparente und auf konstruktive Kritik ausgelegte Unternehmenskultur, die in jeder Branche gleichermaßen wichtig ist.

Die Vorteile eines Hinweisgebersystems im Überblick:

• Einhaltung der Hinweisgeberschutzrichtlinie
• Förderung von Transparenz und einer produktiven Feedbackkultur
• Höhere Attraktivität für Stakeholder, Businesspartner, Investoren und Kunden
• Frühzeitige Erkennung und Behebung von unternehmensinternen Problemen
• Vermeidung von Skandalen, Vertrauensverlust und Geld- oder Haftstrafen
• Motivation der Mitarbeiter zu Compliance mit Gesetzen und unternehmensinternen Richtlinien

Durch das Outsourcing eines Hinweisgebersystems können Sie sich auf Ihre Kernkompetenzen konzentrieren und die Effizienz Ihres Unternehmens steigern. Ein spezialisiertes Unternehmen kann das Hinweisgebersystem professionell betreiben und Ihnen die Sorge abnehmen, sich um den Betrieb kümmern zu müssen.

Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass ein Outsourcing-Partner über umfangreiches Fachwissen verfügt und sich kontinuierlich auf dem neuesten Stand hält. Dadurch können Sie sicher sein, dass das Hinweisgebersystem jederzeit den Anforderungen entspricht und Ihre Interessen verteidigt werden.

Nicht zuletzt kann das Outsourcing eines Hinweisgebersystems zu Kosteneinsparungen führen. Ein spezialisiertes Unternehmen kann die Betriebskosten senken und durch Skaleneffekte günstigere Preise anbieten.

Zusammenfassend bietet das Outsourcing eines Hinweisgebersystems eine Vielzahl von Vorteilen, darunter die Konzentration auf Kernkompetenzen, Fachwissen, Interessenvertretung und Kosteneinsparungen.

Gemäß dem Hinweisgeberschutzgesetz ist es der hinweisgebenden Person gestattet, zwischen einer internen oder externen Meldestelle zu wählen. Unabhängig von der gewählten Option muss die Identität der Person vertraulich behandelt werden.

Es ist möglich, Meldungen anonym einzureichen. Allerdings besteht für interne Meldestellen keine Verpflichtung, die Kanäle so zu gestalten, dass anonyme Meldungen abgegeben werden können, wie es im Hinweisgeberschutzgesetz festgelegt ist. Im Falle von externen Meldestellen gilt dasselbe, vorbehaltlich möglicher Sonderregelungen. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die Meldestelle anonyme Meldungen bearbeiten sollte, sofern dadurch die Bearbeitung nichtanonymer Meldungen nicht beeinträchtigt wird.

In bestimmten Situationen sollen Schutzregelungen auch dann Anwendung finden, wenn die Person, die auf Missstände hinweist, sich entscheidet, die Informationen öffentlich zu machen. Dies soll in Fällen geschehen, in denen eine externe Stelle nicht innerhalb einer bestimmten Frist auf eine Meldung reagiert oder wenn die hinweisgebende Person hinreichenden Grund zur Annahme hat, dass ein Verstoß eine unmittelbare oder offensichtliche Gefährdung des öffentlichen Interesses darstellt, beispielsweise aufgrund eines Notfalls, irreversibler Schäden oder ähnlicher Umstände. Zudem soll es einer hinweisgebenden Person gestattet sein, Informationen offenzulegen, wenn sie befürchten muss, aufgrund einer externen Meldung Repressalien zu erfahren.

Im Dezember 2022 wurde das Hinweisgeberschutzgesetz vom Bundestag verabschiedet und wird planmäßig im Juli 2023 in Kraft treten. Bis zu diesem Zeitpunkt haben alle Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten die Vorschriften des Gesetzes umzusetzen. Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten haben bis zum 17. Dezember 2023 Zeit, das Gesetz umzusetzen.

Die Umsetzung des Gesetzes erfordert einerseits die Einrichtung verschiedener Meldekanäle und andererseits die Schulung qualifizierter Mitarbeiter, um den richtigen Umgang mit Hinweisen sicherzustellen.

Neben den rechtlichen Pflichten gibt es auch praktische Gründe, warum Unternehmen das Gesetz sorgfältig umsetzen sollten. Unternehmen haben ein vitales Interesse daran, potenzielle Rechtsverletzungen innerhalb oder zum Nachteil des Unternehmens schnell zu erkennen und abzustellen.

Es empfiehlt sich daher, aktiv zu werden. Wir können Sie bei der Implementierung eines Hinweisgebersystems begleiten und das System für Sie betreiben. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, um mehr zu erfahren.

Compliance ist ein weit verbreiteter Begriff in der Betriebswirtschaft, Rechtswissenschaft, Gesetzgebung und Rechtsprechung. Es bezeichnet die Einhaltung von Gesetzen und anderen verpflichtenden oder freiwilligen Vorschriften durch Unternehmen und staatliche Stellen. Das Handbuch für die öffentliche Verwaltung von Stober/Ohrtmann definiert Compliance als Regelkonformität (A, § 1 II Nr. 1). Die Bedeutung von Compliance nimmt kontinuierlich zu. Besonders die Whistleblower-Richtlinie und das Verbandssanktionengesetz erfordern bald eine effektive Compliance-Struktur.

Compliance Management bezeichnet die Implementierung einer Compliance Struktur innerhalb von Organisationen, die darauf ausgerichtet ist, dass alle gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden. Diese Struktur umfasst unter anderem spezielle Prüfungsprozesse im Rahmen eines internen Kontrollsystems sowie Schulungen für die Mitarbeiter und entsprechende Anweisungen. Darüber hinaus ist es durch die Whistleblower-Richtlinie erforderlich, ein Hinweisgebersystem zu etablieren, das es den Hinweisgebern ermöglicht, anonyme Meldungen über Verstöße gegen das Rechtssystem zu machen.

Compliance Management bezeichnet die Implementierung einer Compliance Struktur innerhalb von Organisationen, die darauf ausgerichtet ist, dass alle gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden. Diese Struktur umfasst unter anderem spezielle Prüfungsprozesse im Rahmen eines internen Kontrollsystems sowie Schulungen für die Mitarbeiter und entsprechende Anweisungen. Darüber hinaus ist es durch die Whistleblower-Richtlinie erforderlich, ein Hinweisgebersystem zu etablieren, das es den Hinweisgebern ermöglicht, anonyme Meldungen über Verstöße gegen das Rechtssystem zu machen.

Der Compliance Beauftragte, auch bekannt als Compliance Manager oder Compliance Officer, trägt die Verantwortung für die Organisation und Struktur der Compliance-Abteilung in einer Organisation. Seine Aufgabe besteht darin sicherzustellen, dass die Einhaltung von rechtlichen Bestimmungen und verbindlichen Richtlinien, einschließlich interner Vorschriften, überwacht wird. Als Wächter der Rechtsordnung stellt er sicher, dass das Unternehmen stets im Einklang mit den geltenden Regeln agiert.

Eine Organisation sollte eine Compliance Struktur implementieren, da dies aus drei Gründen von Bedeutung ist. Erstens wird dadurch das Risiko von Rechtsverstößen minimiert, was wiederum die eigene strafrechtliche oder ordnungswidrigkeitenrechtliche Sanktionierung verhindert. Zum anderen ist eine funktionierende Compliance Struktur mittlerweile ein wesentliches Kriterium für potenzielle Vertragspartner, um eine Geschäftsbeziehung einzugehen. Drittens steigert ein gut funktionierendes Compliance System das Ansehen des Unternehmens oder das Vertrauen der Bürger in staatliche Institutionen.