Datenschutzschulung für Mitarbeiter

Datenschutzschulung für Mitarbeiter

Erfahren Sie, warum eine Datenschutzschulung für Mitarbeiter sich lohnt.
Ratgeber

Datenschutzschulung für Mitarbeiter – Darum ist sie sinnvoll

Ein Datenschutzverstoß ist in den meisten Fällen ungewollt und kann durch vielfältige Ursachen entstehen, wie etwa ein Sicherheitsleck im IT-System und gezielte Cyberangriffe. Die häufigste Ursache für Datenschutzverstöße sind jedoch immer noch die Mitarbeiter, die bei ihren alltäglichen Aufgaben im Unternehmen unwissentlich und unwillentlich gegen die Regelungen der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) verstoßen.

Dahinter steckt also keine böse Absicht, sondern das fehlende Wissen um die Vorgaben der DSGVO. Das Ziel kann und sollte es jedoch nicht sein, die Paragraphen der DSGVO auswendig zu lernen. Vielmehr geht es für die Mitarbeiter darum, ein Feingefühl für die datenschutzkonforme Erfassung und Verarbeitung personenbezogener Daten zu entwickeln.

Eine Mitarbeiterschulung im Datenschutz schafft Abhilfe. Dabei kann genau auf die individuellen Arbeitsprozesse eines Unternehmens und die Aufgaben der Mitarbeiter, die mit personenbezogenen Daten in Berührung kommen, eingegangen werden 

Ist eine Datenschutzschulung für Mitarbeiter Pflicht?

Datenschutzschulung für Mitarbeiter durch unseren Datenschutzexperten Frank Müns

Kurz gesagt: Nein. Die Verpflichtung zur Umsetzung der DSGVO setzt jedoch voraus, dass die verantwortlichen Mitarbeiter deren Bestimmungen kennen. Das wird auch in zwei Artikeln der DSGVO verdeutlicht:

  • „Der Verantwortliche ist für die Einhaltung des Absatzes 1 verantwortlich und muss dessen Einhaltung nachweisen können („Rechenschaftspflicht“)“ (Artikel 5 Absatz 2 DSGVO)
  • „Unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung sowie der unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen treffen der Verantwortliche und der Auftragsverarbeiter geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten“ (Artikel 32 DSGVO)

Absatz 1 der DSGVO gibt die Voraussetzungen für die Erfassung personenbezogener Daten sowie die datenschutzrechtlich korrekte Verarbeitung, Speicherung und Löschung vor. Ein verantwortlicher Mitarbeiter muss diese Grundsätze also kennen, um nach den Richtlinien der DSGVO handeln zu können. Auch für die Entwicklung geeigneter technischer Maßnahmen zum Datenschutz sind Fachkenntnisse notwendig.

Kurzum: Die Umsetzung der DSGVO ist verpflichtend, und damit indirekt auch eine Mitarbeiterschulung im Datenschutz.

Darum lohnt sich eine Datenschutzschulung für Mitarbeiter

Auch die Ernennung eines Datenschutzbeauftragten ist Pflicht. Wird ein Mitarbeiter zum internen Datenschutzbeauftragten ernannt, muss dieser sich also zweifellos die Zeit für eine intensive Aus- und Weiterbildung nehmen. Um diesen bei seiner Arbeit zu entlasten, müssen jedoch auch sämtliche Mitarbeiter, die mit der Verarbeitung personenbezogener Daten betraut sind, diese ohne laufende Kontrolle DSGVO-konform umsetzen können. Nur so kann ein reibungsloser Ablauf der Geschäftsprozesse weiterhin gewährleistet werden.

Die Vorgaben erscheinen jedoch schnell überfordernd und verwirrend. Eine grundlegende Einweisung in die Datenschutzgrundverordnung und deren praktische Umsetzung kann Licht ins Dunkel bringen. So sind Mitarbeiter in der Lage, die Verarbeitung personenbezogener Daten DSGVO-konform umzusetzen, ohne dass ihnen grobe Fehler unterlaufen.

Vorteile einer Datenschutzschulung

Die Vorteile einer Datenschutzschulung für Mitarbeiter im Überblick:

  • Ihre Mitarbeiter bekommen ein Bewusstsein für das Thema Datenschutz. Sie sind sich darüber im Klaren, dass die DSGVO kein abstrakter Begriff ist, sondern viele Tätigkeiten wie das Öffnen von E-Mails oder das Speichern von Dokumenten betrifft, sobald personenbezogene Daten im Spiel sind.
  • Das hat nachhaltig positive Auswirkungen auf das Arbeitsverhalten der Mitarbeiter, die nun nicht mehr achtlos Links öffnen oder Dokumente entsorgen und dadurch womöglich Kundendaten gefährden.
  • Anstatt sich durch alle 99 Artikel der DSGVO durchzukämpfen, nur um am Ende doch nichts zu verstehen, erhalten Ihre Mitarbeiter einen grundlegenden Überblick über die wichtigsten Inhalte der DSGVO für die berufliche Praxis. Im Rahmen weiterer Schulungen kann dieses Wissen erweitert werden, sodass es “leichter zu verdauen” ist. Dabei besteht direkt die Möglichkeiten, dem Experten während der Schulung Fragen zu stellen.

Wie oft sollte eine Mitarbeiterschulung stattfinden?

Um auf dem Stand der Dinge zu bleiben und das Wissen auszubauen und zu festigen, sollte eine Datenschutzschulung in regelmäßigen Abständen, etwa einmal im Jahr oder alle paar Monate, erfolgen. Auch bei einer Aktualisierung der gesetzlichen Bestimmungen sollte eine Schulung durchgeführt werden.

Mitarbeiterschulung durch einen externen Datenschutzbeauftragten

Ein interner Datenschutzbeauftragter muss sich wie schon erwähnt neben seiner eigentlichen Tätigkeit die nötige Expertise aneignen. Das ist nicht vergleichbar mit dem Fachwissen eines Experten, der hauptberuflich als Datenschutzbeauftragter tätig ist. Entsprechend kann ein interner Datenschutzbeauftragter, der dieser Aufgabe nur nebenbei nachgehen kann, seinen Kollegen weniger Datenschutzwissen mitgeben, als möglich und nötig wäre.

Die Weiterbildung zum internen Datenschutzbeauftragten kostet einen Mitarbeiter viel Zeit. Auch die Überwachung der Einhaltung der DSGVO im Unternehmen ist neben dem Kerngeschäft nur schwer zu stemmen. Um personale Ressourcen zu schonen und das Risiko für einen Datenschutzverstoß zu verringern, lohnt sich die Beauftragung eines externen Datenschutzbeauftragten, der die nötigen Fachkenntnisse mitbringt.

Als zertifizierter Datenschutzbeauftragter bieten wir Ihnen auch eine Mitarbeiterschulung im Datenschutz an, um Ihre Mitarbeiter für Datenschutzthemen zu sensibilisieren. Im Rahmen der Schulung werden die Grundlagen der DSGVO-konformen Verarbeitung personenbezogener Daten vermittelt. Darüber hinaus gehen wir mit individuell auf Sie zugeschnittenen Inhalten auf die branchenspezifischen Datenschutz-Anforderungen und die Prozesse in Ihrem Unternehmen ein und beantworten Ihre Fragen, damit Ihre Mitarbeiter das Erlernte direkt in die Praxis umsetzen können.

Als Arbeitgeber haben Sie umfassendere Pflichten als Ihre Mitarbeiter. Wir beraten Sie gerne dazu, wie Sie den Datenschutz in Ihrem Unternehmen DSGVO-konform umsetzen.

Vorheriger Beitrag
Informationssicherheitsbeauftragter vs. Datenschutzbeauftragter vs. IT-Sicherheitsbeauftragter
Nächster Beitrag
Datenschutz im Betriebsrat
Beratung
Telefon
Beratung Pop-up
Datenschutzerklärung

Hiermit erteile ich meine Einwilligung, ein Angebot per Mail über die Dienstleistung von www.immerce-consulting.de zu erhalten. Dies kann ich jederzeit widerrufen.
Bitte beachten Sie unsere Datenschutzerklärung.

Telefon:

Öffnungszeiten:
Mo. - Fr.: 08:00 - 17:30 Uhr