DSGVO und Bewerbungsverfahren

Mit Bewerberdaten angemessen umgehen.

Bewerbungsunterlagen erfordern besondere Aufmerksamkeit

Die Einführung der Datenschutzgrundverordnung, kurz DSGVO, hatte zur Folge, dass sich einiges in Bezug auf personenbezogene Daten veränderte.

Nicht nur die Beziehung zwischen Kunden und Mitarbeitern wurde genauer festgelegt, sondern auch die zu möglichen Bewerbern.

Um nach Vorschriften der DSGVO zu handeln, müssen einige Maßnahmen durchgeführt und eingehalten werden.

Bei Verstößen gegen die von der Datenschutzgrundverordnung vorgegebenen Regelungen, können hohe Geldbußen auferlegt werden.

Umgang mit Bewerbungsmappen

Da heutzutage die meisten Bewerbungen per E-Mail anstelle per Post eingereicht werden, erhalten Unternehmen oft eine Vielzahl an Bewerbungen.

Um diese auswerten zu können, werden diese Dokumente zunächst einer ersten Einsicht unterzogen und Bewerbungen, die nicht in Frage kommen, aussortiert.

Die übrigen Bewerbungen werden dann an die zuständigen Abteilungs-/ oder Personalleiter weitergeleitet.

Die Bewerbungen durchlaufen also eine Vielzahl an verschiedenen Stationen.

Bei diesem Vorgang werden sie gleichzeitig auch auf vielen Rechnern und E-Mail-Postfächern gespeichert.

DSGVO-konformer Umgang mit personenbezogenen Daten im Bewerbungsverfahren

Im Folgenden geben wir Ihnen Handlungshinweise für den angemessenen Umgang mit den personenbezogenen Daten der Bewerber.

Wählen der Rechtsgrundlage

Aufgrund des Erlaubnisvorbehalts muss jeder, der mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten zu tun hat, eine Rechtsgrundlage wählen. – Artikel 6 DSGVO

Beachten der Dokumentationspflicht

Nach Erwägungsgrund 82 der DSGVO ist der Verantwortliche zum Nachweis der Einhaltung dieser Verordnung verpflichtet.

Deshalb hat er ein ausführliches Verzeichnis über die Verarbeitungsschritte zu führen.

Es muss alle Datenverarbeitungstätigkeiten auflisten uns stets aktuell sein.

In diesem Verzeichnis muss also auch stehen, wie und in welchem Ausmaß die Bewerbungsunterlagen verarbeitet werden.

Auch die interne Weitergabe der Daten im Unternehmen muss dort vermerkt werden.

Beachten der Informationspflichten und Betroffenenrechte

Sobald eine Verarbeitung personenbezogener Daten stattfindet, muss der Bewerber darüber informiert werden.

Dies gilt übrigens auch für Kunden oder Mitarbeiter.

Geschehen kann dies bei Online-Bewerbungen beispielsweise über eine automatisierte Eingangsbestätigung.

Laut Artikel 13 und Artikel 14 DSGVO müssen die Betroffenen darüber informiert werden, welche Art der personenbezogenen Daten verarbeitet werden.

Hierunter fallen zum Beispiel erforderliche Zeugnisse, Bewerberstammdaten oder nötige Qualifikationen.

Außerdem muss bekannt gemacht werden woher dieses Daten stammen, an wen diese weitergegeben und wie lange sie gespeichert werden.

Zudem ist es erforderlich, dass der Betroffene auf seine Rechte hingewiesen wird:  die Auskunft über erfasste Daten, das Recht auf Löschung und das Recht auf Berichtigung dieser Daten.

Vernichtung der Bewerberdaten

Wird die Bewerbung nicht mehr gebraucht, müssen die zur Verfügung gestellten Daten vernichtet werden, außer der Betroffene hat einer längeren Speicherung der Daten ausdrücklich zugestimmt.

Jedoch kann es passieren, dass der Betroffene Bewerber aufgrund des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) gegen den potenziellen Arbeitgeber klagt.

Deshalb ergibt sich aus §15 Abs. 4 des AGG eine Frist von maximal 6 Monaten, in denen der Arbeitgeber die Daten aufbewahren darf, um sich zu rechtfertigen.

Wie oben schon erwähnt, muss der Betroffene der längeren Speicherung der Daten einwilligen.

Begrenzter Zugriff auf die zur Verfügung gestellten Bewerberdaten

Lediglich die Personen, die die ausgeschriebene Stelle verwalten, dürfen auch die Bewerbungsdaten einsehen.

Daher sollte vermieden werden, dass Bewerbungen an ein allgemeines Postfach gesendet werden.

Für Bewerbungen sollte immer eine gesonderte E-Mail-Adresse erstellt und genutzt werden.

Sonderfall: Bewerbungen über Video

Im Zuge der zunehmenden Digitalisierung werden auch Videodokumente für Bewerber immer interessanter.

Worauf hier zu achten ist, erklären wir jetzt.

Videobewerbungen

Aufgrund von Zeitersparnissen, der Eindämmung von kostenintensiven Anreisen und der größeren Flexibilität erfreuen sich heutzutage Livevideobewerbungen steigender Beliebtheit.

Das Meeting ist nahezu identisch zu einem Gespräch vor Ort, da es in direkter Kommunikation stattfindet.

Es gewährt einen ersten Eindruck über den Bewerbenden und bietet eine alternative Möglichkeit zur Selbstpräsentation.

Da mit der Nutzung von Bild- und Tonaufnahmen nach Artikel 4 Nr. 1 der Datenschutzgrundverordnung personenbezogene Daten verarbeitet werden, muss die Nutzung von Videodiensten DSGVO-konform ablaufen.

Das heißt, es darf nur so weit in die Privatsphäre des Betroffenen eingegriffen werden, wie es dem Zweck der Bewerbung dient.

Die Einwilligung §26 Abs. 2 BDSG oder § 26 Abs. 1 S.1 BDSG sind als Rechtsgrundlagen in Betracht zu ziehen.

Auch hier muss die oben erwähnte Informationspflicht nach Artikel 13 und 14 der DSGVO beachtet werden.

Falls eine Software verwendet wird, ist auf die DSGVO-Konformität der Einsetzung dieser Software zu achten.

Die Zustimmung zur Durchführung der Livevideobewerbung wird als freiwillig gewertet, sobald dem Bewerber auch ein persönliches Gespräch vor Ort angeboten wurde oder er sich das Videointerview ausdrücklich wünscht.

Aufgezeichnete Bewerbungsinterviews

Ein aufgezeichnetes Bewerbungsinterview läuft folgendermaßen ab:

Der Bewerber erhält automatisiert Fragen, die er ohne Beteiligung anderer im Video beantwortet.

Dieses Video wird aufgezeichnet, weshalb nachträglich keine Korrekturen oder erneute Versuche vorgenommen werden können.

Die Durchführung ist jedoch nur in den seltensten Fällen erlaubt, da unverhältnismäßig in das informative Selbstbestimmungsrecht eines Bewerbers eingegriffen wird.

Download:

Vorlage Einwilligung Bewerber Datenspeicherung

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