Hinweisgeberschutzgesetz: Umsetzung in 3 Schritten
Wann tritt das Hinweisgeberschutzgesetz in Kraft?
Am 2. Juli 2023 wurde ein neues Gesetz wirksam, das Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern betrifft. Diese sind nun verpflichtet, einen internen Meldekanal einzurichten, wie beispielsweise ein Hinweisgebersystem.
Ab dem 2. Dezember können hohe Geldstrafen für Unternehmen verhängt werden, die keinen solchen Kanal haben. Kleine und mittlere Unternehmen mit einer Beschäftigtenzahl von 50 bis 249 müssen ab dem 17. Dezember ebenfalls den Anforderungen des Gesetzes entsprechen.
- Unternehmen ab 250 Mitarbeitern müssen das Hinweisgeberschutzgesetz ab Inkrafttreten umsetzen.
- Unternehmen zwischen 50 und 249 Mitarbeitern haben eine Frist bis 17. Dezember 2023.
Das Hauptziel des Gesetzes besteht darin Whistleblower zu schützen, die während ihrer beruflichen Tätigkeit Kenntnis über Verstöße erlangen und diese Informationen an offizielle Stellen weitergeben möchten – sie sollen vor Repressalien geschützt werden.
Die Zeit drängt also! Aber wie genau funktioniert die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes eigentlich?
Was ist das Hinweisgeberschutzgesetz?
Das Hinweisgeberschutzgesetz soll Hinweisgeber bzw. Whistleblower vor negativen Konsequenzen schützen, die ihnen aufgrund ihrer Meldung entstehen. Dazu gehören Mobbing, Repressalien, finanzielle Nachteile und Kündigung. Das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz basiert auf der EU-Whistleblower-Richtlinie, die 2019 in Kraft trat. Sie hätte schon 2021 in nationales Recht umgesetzt werden müssen. Die Umsetzung erfolgt in Deutschland reichlich verspätet, doch nun ist das Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes absehbar.
Wen betrifft das Hinweisgeberschutzgesetz?
Die DSGVO gilt im Grunde für jedes Unternehmen und auch kleine Unternehmen bis zum Einzelunternehmer müssen sich damit auseinandersetzen. Anders ist es beim Hinweisgeberschutzgesetz, das aktuell lediglich für Unternehmen ab 50 Mitarbeitern gilt – ohne Ausnahme. Wie so oft gibt es allerdings auch hier etwas kompliziertere Regelungen. Denn unabhängig von der Mitarbeiterzahl sind auch folgende Unternehmen und Institutionen zur Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes verpflichtet:
- Wertpapierdienstleistungsunternehmen
- Börsenträger
- Kredit- und Wertpapierinstitute
- Kapitalverwaltungsgesellschaften
- Versicherer
- Datenbereitstellungsdienste
Wie kann ich das Hinweisgeberschutzgesetz umsetzen?
1. Organisieren Sie eine interne Meldestelle
Das Hinweisgeberschutzgesetz sieht die Einrichtung einer internen Meldestelle in Unternehmen, Organisationen und Institutionen vor. Die Meldestelle wird auch als Hinweisgebersystem bezeichnet. Über das Hinweisgebersystem sollen Whistleblower unkompliziert Hinweise zu Missständen und Verstößen geben können. Der aktuelle Gesetzesentwurf gibt zwar keine Verpflichtung zur Einrichtung einer anonymen Meldestelle vor. Es ist jedoch zu empfehlen, über die interne Meldestelle auch eine anonyme Meldung möglich zu machen. So werden Mitarbeiter eher zu einer Meldung ermutigt.
Außerdem gut zu wissen:
- Mehrere Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitern können gemeinsam eine Meldestelle betreiben.
- Konzerne können gesammelt eine Meldestelle bei der Konzernmutter betreiben.
Wie muss ein Meldesystem aussehen?
Es ist nicht offiziell festgelegt, wie ein Meldesystem im Sinne des Hinweisgeberschutzgesetzes aussehen soll. Unternehmen haben verschiedene Möglichkeiten, vom Briefkasten über die Telefonhotline bis zur digitalen Whistleblower-Software.
Die beste Lösung ist ein digitales Hinweisgebersystem:
- Es ist leicht und intuitiv in der Anwendung
- Es ermöglicht eine anonyme Meldung
- Die Kommunikation funktioniert trotz Anonymität
- Die Datenverarbeitung und -speicherung ist leicht möglich
- Die Fallbearbeitung lässt sich leichter abwickeln
Sie müssen nicht selbst ein digitales Hinweisgebersystem entwickeln und einrichten. Als externer Anbieter stellt die Immerce Consulting GmbH Ihnen eine Whistleblower-Software zur Verfügung, die direkt einsatzbereit ist.
2. Ernennen Sie einen externen Meldestellenbeauftragten
Nun wissen Sie, dass eine digitale Meldestelle die beste Lösung ist. Mit der Einrichtung einer Meldestelle ist es jedoch noch nicht getan. Sie brauchen auch einen Hinweisempfänger, der eingehende Hinweise bearbeitet und mit dem Hinweisgeber kommuniziert. Sie müssen also einen Meldestellenbeauftragten ernennen. Diese Rolle kann theoretisch auch ein Mitarbeiter übernehmen.
Dabei können jedoch schnel Interessenkonflikte entstehen. Vorteilhafter ist es, eine neutrale, unabhängige Person mit dieser Aufgabe zu betrauen. Ein externer Meldestellenbeauftragter bringt die Kapazitäten mit, eingehende Hinweise zu bearbeiten und kann dabei vollkommen objektiv vorgehen. Idealerweise bringt der Meldestellenbeauftragte auch Expertise im Bereich Datenschutz mit, da die personenbezogenen Daten von Hinweisgebern besonders zu schützen sind.
3. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die Meldestelle
Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die Einrichtung der internen Meldestelle, zum Beispiel per Rundmail. Schließlich soll Meldestelle kein theoretisches Konstrukt zur Erfüllung der gesetzlichen Pflichten sein, sondern bei Bedarf auch aktiv genutzt werden. Erläutern Sie ihren Mitarbeitern auch die Funktionsweise der Meldestelle. Falls Sie sich für eine Whistleblower-Software entschieden haben, übernimmt der Anbieter bzw. der Meldestellenbeauftragte die Einweisung der Mitarbeiter in den Umgang mit dem digitalen Hinweisgebersystem.
Was passiert bei einem Verstoß gegen das Hinweisgeberschutzgesetz?
Können Unternehmen ab 250 Mitarbeiten drei Monate nach Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes bzw. Unternehmen ab 50 Mitarbeitern nach dem 17. Dezember 2023 keine interne Meldestelle nachweisen, müssen sie mit hohen Bußgeldern rechnen. Es lohnt sich also, jetzt aktiv zu werden und ein Hinweisgebersystem zu organisieren.
Was sind externe Meldestellen?
Neben internen Meldestellen gibt es auch drei externe Meldestellen:
- das Bundesministerium für Justiz
- die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungen
- das Bundeskartellamt
Grundsätzlich können Hinweisgeber frei entscheiden, ob Sie sich mit Ihrem Hinweis an die unternehmensinterne Meldestelle oder eine externe Meldestelle wenden. Für Unternehmen ist es in der Regel von Vorteil, wenn Konflikte intern geklärt werden können. So vermeiden sie staatliche Kontrollen und unnötige Skandale.
Deshalb sollten Sie die Nutzung der internen Meldestelle für Ihre Mitarbeiter attraktiv machen. Entscheiden Sie sich für ein einfach zu nutzendes Hinweisgebersystem, das auch anonyme Meldungen möglich macht.
Was ist zu tun, wenn eine Meldung eingeht?
Hat ein Whistleblower über das Hinweisgebersystem eine Meldung eingereicht, muss er innerhalb von sieben Tagen eine Eingangsbestätigung erhalten. Die Meldung wird dokumentiert und gespeichert. Dann folgt die Bearbeitung und Prüfung des Falls durch eine unabhängige Partei. Betroffene müssen informiert und die Situation intern oder falls nötig juristisch geklärt werden. Innerhalb von drei Monaten muss der Hinweisgeber über die Ergebnisse seiner Meldung informiert werden.
Erhält der Hinweisgeber innerhalb der gesetzlichen Fristen keine Rückmeldung, gibt es noch die Möglichkeit, mit der Meldung an die Öffentlichkeit zu gehen.
Lassen Sie es nicht so weit kommen! Ein unabhängiger, externer Meldestellenbeauftragter kümmert sich um die Fallbearbeitung und gibt dem Hinweisgeber fristgerecht ein Update. Er koordiniert die Fallbearbeitung, damit Sie als Unternehmer ihre Ressourcen schonen können und keinen Interessenkonflikten ausgesetzt sind.
Preis Hinweisgebersystem inkl. Meldestellenbeauftragter
Geeignet für | Unternehmen, die ausschließlich eine Software-Lösung suchen und die Meldestelle intern betreiben | Unternehmen mit 50 - 249 | Unternehmen mit 250 - 499 | Unternehmen ab 500 - 999 |
Ihr monatlicher Preis | ab 30 € | ab 50 € | ab 80 € | ab 135 € |
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Einrichtung Hinweisgebersystem |
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Einrichtung des Meldekanals und Anpassung des Hinweisgebersystems an Ihre Corporate Identity (Firmendesign und Firmenlogo) |  | | | |
Online-Schulung der Beschäftigten und Führungskräfte | | | | |
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Dienstleistung als Meldestellenbeauftragter |  | | | |
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optionale Leistungen | ||||
Geeignet für | Unternehmen, die ausschließlich eine Software-Lösung suchen und die Meldestelle intern betreiben |
Ihr monatlicher Preis | ab 30 € |
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Einrichtung Hinweisgebersystem |
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Einrichtung des Meldekanals und Anpassung des Hinweisgebersystems an Ihre Corporate Identity (Firmendesign und Firmenlogo) | |
Online-Schulung der Beschäftigten und Führungskräfte | |
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Dienstleistung als Meldestellenbeauftragter | |
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optionale Leistungen | |
Geeignet für | Unternehmen mit 50 - 249 |
Ihr monatlicher Preis | ab 50 € |
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Einrichtung Hinweisgebersystem |
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Einrichtung des Meldekanals und Anpassung des Hinweisgebersystems an Ihre Corporate Identity (Firmendesign und Firmenlogo) | |
Online-Schulung der Beschäftigten und Führungskräfte | |
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Dienstleistung als Meldestellenbeauftragter | |
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optionale Leistungen | |
Geeignet für | Unternehmen mit 250 - 499 |
Ihr monatlicher Preis | ab 80 € |
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Einrichtung Hinweisgebersystem |
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Einrichtung des Meldekanals und Anpassung des Hinweisgebersystems an Ihre Corporate Identity (Firmendesign und Firmenlogo) | |
Online-Schulung der Beschäftigten und Führungskräfte | |
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Dienstleistung als Meldestellenbeauftragter | |
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optionale Leistungen | |
Geeignet für | Unternehmen ab 500 - 999 |
Ihr monatlicher Preis | ab 135 € |
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Einrichtung Hinweisgebersystem |
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Einrichtung des Meldekanals und Anpassung des Hinweisgebersystems an Ihre Corporate Identity (Firmendesign und Firmenlogo) | |
Online-Schulung der Beschäftigten und Führungskräfte | |
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Dienstleistung als Meldestellenbeauftragter | |
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optionale Leistungen | |
Geeignet für | Unternehmen, die ausschließlich eine Software-Lösung suchen und die Meldestelle intern betreiben |
Ihr monatlicher Preis | ab 30 € |
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Einrichtung Hinweisgebersystem |
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Einrichtung des Meldekanals und Anpassung des Hinweisgebersystems an Ihre Corporate Identity (Firmendesign und Firmenlogo) | |
Online-Schulung der Beschäftigten und Führungskräfte | |
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Dienstleistung als Meldestellenbeauftragter | |
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optionale Leistungen | |
Geeignet für | Unternehmen mit 50 - 249 |
Ihr monatlicher Preis | ab 50 € |
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Einrichtung Hinweisgebersystem |
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Einrichtung des Meldekanals und Anpassung des Hinweisgebersystems an Ihre Corporate Identity (Firmendesign und Firmenlogo) | |
Online-Schulung der Beschäftigten und Führungskräfte | |
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Dienstleistung als Meldestellenbeauftragter | |
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optionale Leistungen | |
Geeignet für | Unternehmen mit 250 - 499 |
Ihr monatlicher Preis | ab 80 € |
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Einrichtung Hinweisgebersystem |
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Einrichtung des Meldekanals und Anpassung des Hinweisgebersystems an Ihre Corporate Identity (Firmendesign und Firmenlogo) | |
Online-Schulung der Beschäftigten und Führungskräfte | |
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Dienstleistung als Meldestellenbeauftragter | |
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optionale Leistungen | |
Geeignet für | Unternehmen ab 500 - 999 |
Ihr monatlicher Preis | ab 135 € |
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Einrichtung Hinweisgebersystem |
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Einrichtung des Meldekanals und Anpassung des Hinweisgebersystems an Ihre Corporate Identity (Firmendesign und Firmenlogo) | |
Online-Schulung der Beschäftigten und Führungskräfte | |
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Dienstleistung als Meldestellenbeauftragter | |
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optionale Leistungen | |
Fazit: Machen Sie sich die Umsetzung leicht!
Das Hinweisgeberschutzgesetz ist zweifellos ein großer Vorteil für Hinweisgeber und ermöglicht eine transparente Unternehmenskultur. Für Unternehmen ab 50 Mitarbeitern bedeutet die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes jedoch wieder Arbeit.
Machen Sie es sich leicht und lagern Sie die Umsetzung an einen externen Anbieter aus. So sparen Sie Zeit, Nerven und personelle Kapazitäten. Sie erfüllen Ihre gesetzlichen Pflichten und können sich dabei auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.
Wir stellen Ihnen eine Whistleblower-Software bereit und erklären Ihnen deren Nutzung. Als Meldestellenbeauftragter nehmen wir Hinweise entgegen, kümmern uns um die Fallbearbeitung und stehen Ihnen mit Rat und Tat zur Seite. So einfach lässt sich das Hinweisgeberschutzgesetz umsetzen!
