Whistleblowing-System implementieren - ja oder nein?
In den letzten Jahren sind die Anforderungen an Unternehmen weltweit stark gestiegen, wenn es um die Einrichtung interner Hinweisgebersysteme geht. In den USA haben alle börsennotierten US-Aktiengesellschaften bereits Whistleblower-Systeme vorgeschrieben, die vertrauliche und anonyme Meldungen ermöglichen.
Auch in Europa ist die EU-whistleblowing-Richtlinie (EU) 2019/1937 zum einheitlichen Schutz von Hinweisgebern am 16. Dezember 2019 offiziell in Kraft getreten, was Unternehmen in der EU ebenfalls dazu verpflichtet, Hinweisgebersysteme einzurichten. Die Mitgliedsstaaten der EU mĂŒssen bis 2021 die Anforderungen der EU-Richtlinie in nationales Recht umsetzen, was bedeutet, dass Unternehmen in der EU spĂ€testens dann eine interne Meldestelle eingerichtet haben mĂŒssen. Die Möglichkeiten zur Einrichtung â beispielsweise einer Whistleblowing Software â unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen. Siehe dazu weiter unten.
Wenn Unternehmen keine angemessenen organisatorischen Vorkehrungen treffen, um kriminelle Handlungen zu verhindern, drohen oft hohe BuĂgelder, insbesondere bei KorruptionsfĂ€llen oder GeldwĂ€sche.
Meldesysteme haben bereits einen Vorbildcharakter, bilden eine IntegritĂ€tsrichtlinie und stĂ€rken das Vertrauen der Mitarbeiter und externer Beteiligter (wie Lieferanten, Kunden oder die Ăffentlichkeit) in das Unternehmen.
Sie tragen wesentlich zum Schutz der Reputation bei und verringern unternehmerische Risiken. Dementsprechend ist dringend geraten ein whistleblowing system einzurichten.
Wo liegt die externe Meldestelle?
Nach der neuen EU-Whistleblower-Richtlinie ist die Einrichtung einer externe Meldestelle von den deutschen Behörden verpflichtend die whistleblowing ermöglicht. In Deutschland wird die externe Meldestelle vom Bundesamt fĂŒr Justiz betrieben. Dort wird die anonyme Meldung an die entsprechenden Behörden weitergeleitet. Diese mĂŒssen den Whistleblowern innerhalb von 3 Monaten RĂŒckmeldung geben, sowie von den eigeleiteten Untersuchungen Bericht erstatten.
Was ist die interne Meldestelle?
FĂŒr wen die Einrichtung einer internen Meldestelle verpflichtend ist erfahren sie im ĂŒbernĂ€chsten Abschnitt. Die Umsetzung einer internen Meldestelle erfolgt beispielsweise indem der Arbeitgeber eine oder mehrere Personen damit betraut.
EmpfĂ€nger von Meldungen mĂŒssen dabei ĂŒber die notwendige Fachkunde verfĂŒgen. Die Kenntnis des HinSchG sowie der geltenden Verfahrensvorschriften ist hierbei unabdingbar. ZusĂ€tzliche Fachkenntnisse, insbesondere juristischer Natur, können von Vorteil sein, sind jedoch nicht zwingend erforderlich.
HinweisempfĂ€nger dĂŒrfen keinem Interessenkonflikt bei ihrer Arbeit unterliegen, mĂŒssen unabhĂ€ngig agieren und nach dem HinSchG bei ihren Aufgaben keinen Weisungen unterliegen. Die Hinweise mĂŒssen vom HinweisempfĂ€nger vertraulich und datenschutzkonform verarbeitet und gespeichert werden.
Von Vorteil der internen Meldestelle ist der kurze Meldeweg und das Beschwerden schneller bearbeitet werden können.
Von Nachteil ist, dass intern eingestellte Person möglicherweise nicht mehr neutral handeln. So ist es in kleinen Unternehmen leicht möglich, dass der HinweisempfĂ€nger die Person/en im Zusammenhang mit RechtsverstoĂ persönlich kennt. Da die Mitarbeiter in kleinen Unternehmen oft den HinweisempfĂ€nger kennen, werden mögliche RechtsverstöĂe aus Angst vor negativen Konsequenzen oft nicht aufgedeckt.
Interne Meldestelle durch externe Dienstleister
Hinweisgebersysteme sollen durch die anonyme Umsetzung der Meldewege diesem Dilemma der UnabhĂ€ngigkeit entgegenwirken. Wer Compliance-VerstöĂe meldet, braucht so keine beruflichen Konsequenzen vom whistleblowing wie den Ausschluss von einer Beförderung oder gar eine KĂŒndigung zu befĂŒrchten.
Laut Gesetz ist es ausdrĂŒcklich erlaubt, unternehmensfremde Dienstleister zur UnterstĂŒtzung bei der Betreibung der internen Meldestelle heranzuziehen. Dabei handelt es sich jedoch nach wie vor um eine interne Meldestelle im Gegensatz zur externen Meldestelle, die vom Bundesamt fĂŒr Justiz betrieben wird.
Offenlegung von Informationen
Neben der Möglichkeit, eine interne oder externe Meldestelle zu kontaktieren, behandelt das HinSchG auch die "Offenlegung von Informationen". Hierbei handelt es sich um die Veröffentlichung von Informationen, zum Beispiel ĂŒber die Presse.
Die Offenlegung ist jedoch nur in sehr spezifischen AusnahmefĂ€llen als "letztes Mittel" erlaubt (§ 32 HinSchG). Zum Beispiel, wenn nach einer externen eingehenden Meldung keine ausreichenden MaĂnahmen ergriffen wurden oder wenn es ausreichende GrĂŒnde gibt anzunehmen, dass andernfalls nicht wieder gutzumachende SchĂ€den entstehen werden.
Wie funktioniert ein whistleblower system?
Es gibt verschiedene Varianten von Hinweisgebersystemen, die in vielfÀltiger Art und Weise umgesetzt werden können.
Diese Systeme sind entweder webbasiert oder ausschlieĂlich telefonisch erreichbar und bieten entweder einen direkten Ansprechpartner, einen Online-Briefkasten oder eine Kombination aus verschiedenen Elementen an.
All diese Varianten fallen unter den Begriff der Whistleblowing-System. Bei der Immerce Consulting GmbH handelt es sich um ein Unternehmen, das seinen Kunden einen besonders umfassenden Service im Bereich des Whistleblowings bietet.
Doch wie funktioniert eigentlich genau das Whistleblowing?
- Ein Hinweisgeber nutzt das Whistleblowing System, um seine Bedenken ĂŒber ein digitales Formular zu Ă€uĂern - entweder anonym oder unter Angabe seines Namens.
- Der Meldestellenbeauftragte im Unternehmen wird informiert und meldet sich im Whistleblower System an, um die Mitteilung zu lesen und angemessen darauf zu reagieren.
- Es besteht weiterhin die Möglichkeit, ĂŒber das System mit dem Hinweisgeber in Kontakt zu treten, um Vertrauen aufzubauen und Informationen zu erhalten. Bei Bedarf kann dieser Austausch auch anonym erfolgen. ZusĂ€tzlich können gegebenenfalls Ermittlungen eingeleitet werden.
- Sobald ein Fall abgeschlossen ist, besteht die Möglichkeit, ihn gemÀà den geltenden Datenschutzbestimmungen zu archivieren oder zu löschen.
Welche Vorteile bietet ein Whistleblower-System?
Externe Dienstleister sind neutral und unparteiisch was die Wahrscheinlichkeit von Beeinflussung oder Druck auf die Meldenden reduziert. Meldungen werden von externen Dienstleistern ausgefiltert und an die richtigen Stellem im unternehmen weitergeleitet.
Durch das wissen, dass externe Dienstleister immer nur jene stellen im Unternehmen kontaktieren, die nicht in Dies fördert eine offene und ehrliche Berichterstattung, sowie die Compliance im Unternehmen
Externe Dienstleister haben umfasssende Kenntnisse ĂŒber das Hinweisgeberschutz Gesetz, welche interne Mit So haben sie umfassende Fachkenntnisse, einschlieĂlich juristischer Expertise, die fĂŒr einen reibungslosen Betrieb entscheidend sind.
Diese fachliche Kompetenz gewÀhrleistet eine korrekte Handhabung der gemeldeten Informationen im Einklang mit geltenden Gesetzen und Vorschriften.
Weiter stellt die Mitarbeiterzufriedenheit einen wesentlichen Faktor fĂŒr den langfristigen Erfolg eines Unternehmens dar. Unzufriedene Mitarbeiter können zu verminderter ProduktivitĂ€t, höherer Fluktuation und negativer Unternehmenskultur fĂŒhren.
Die Implementierung einer whistleblowing platform kann dazu beitragen, diese potenziell schĂ€dlichen Auswirkungen zu minimieren. Die EinfĂŒhrung eines whistleblowing systems sendet die klare Botschaft an die Mitarbeiter, dass das Unternehmen eine Kultur der Transparenz und des Vertrauens fördert.
Dies kann dazu fĂŒhren, dass sich die Mitarbeiter sicherer fĂŒhlen, wenn sie Bedenken oder Probleme melden. Das Vertrauen in die FĂŒhrungsebene und die UnternehmensintegritĂ€t steigt, was sich positiv auf die generelle Zufriedenheit der Belegschaft auswirkt.
Die Implementierung eines Hinweisgebersystems in einem Unternehmen kann nicht nur dazu beitragen, die Mitarbeiterzufriedenheit zu fördern, sondern auch zu finanziellen Vorteilen fĂŒhren.
Durch die Strukturierung und den Betrieb des Systems können Personalkosten eingespart werden. So automatisiert und zentralisiert die whistleblowing-solution den Meldungsprozess. Dies reduziert die Notwendigkeit, dedizierte Mitarbeiter fĂŒr die Entgegennahme und Bearbeitung von Meldungen abzustellen.
Mit dem Einsatz von Technologie können Meldungen effizienter erfasst, kategorisiert und an die richtigen Stellen weitergeleitet werden, was den Zeit- und Ressourcenaufwand minimiert.
Unterliegt Ihr Unternehmen tatsÀchlich dem Whistleblower-Gesetz?
Sollte Ihr Unternehmen weniger als 50 Mitarbeiter zĂ€hlen, sind Sie nur dann dazu verpflichtet ein Whistleblowing-System einzufĂŒhren, wenn es unter das GeldwĂ€schegesetz (GwG) fĂ€llt. Die Vorgaben der relevanten Behörden variieren je nach Branche und betragen in der Regel mehr als zehn oder sogar mehr als 20 Mitarbeiter. Unternehmen der Finanzbranche, wie z.B. Wertpapierdienstleister oder Kapitalverwaltungsgesellschaften sind zur Einrichtung einer internen Meldestelle verpflichtet.
FĂŒr Unternehmen mit mindestens 50 Angestellten gilt gemÀà den Vorschriften der EU-Hinweisgeber-Richtlinie beziehungsweise des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) eine Verpflichtung zur Einrichtung von internen MeldekanĂ€len fĂŒr Whistleblower erst ab dem 17. Dezember 2023. Hier muss jedoch am Stichtag eine anonyme interne Meldestelle zum Schutz der whistleblower Implementiert sein, da sonst ein BuĂgeld droht.
Unternehmen mit 250 oder mehr Mitarbeitern mĂŒssen bereits jetzt ein solches System besitzen. Wenn Unternehmen diese Vorschrift ignorieren oder ein System wĂ€hlen, das nicht den gesetzlichen Anforderungen entspricht, können BuĂgelder verhĂ€ngt werden. BuĂgelder werden jedoch erst ab dem 1. Dezember 2023 verhĂ€ngt.
Die Erfassung der Mitarbeiteranzahl erfolgt auf der Grundlage einer reinen "Kopfzahl". Hierbei werden TeilzeitbeschĂ€ftigte (einschlieĂlich Minijobber) nicht nur anteilig berĂŒcksichtigt, sondern jeweils in voller PersonalstĂ€rke gezĂ€hlt.
Erlaubt Ihre IT-Infrastruktur eine digitale Lösung fĂŒr ein Whistleblowing-Software?
Das erste Kriterium ist die GröĂe Ihres Unternehmens:
Bei der Wahl des passenden Whistleblowing-Systems sind UnternehmensgröĂe und InternationalitĂ€t ausschlaggebende Entscheidungskriterien.
Je nach GröĂe des Unternehmens und vorhandener IT-Abteilung stehen unterschiedliche Optionen zur VerfĂŒgung in Bezug auf die Auswertungsmöglichkeiten.
Konzerne mit eigener IT-Ressource ist eine sowohl digitale als auch analoge whistleblowing Lösungen empfehlenswert. FĂŒr Unternehmen mit begrenzten IT-Ressourcen eignet sich einfachere Whistleblower-Lösungen, die ohne aufwendigen Implementierungsprozess sofort einsatzbereit ist.
FĂŒr international tĂ€tige Konzerne mit einer hohen Anzahl an Hinweisen ist ein Whistleblowing-System mit differenzierten Auswertungsmöglichkeiten von Vorteil. Hier können Hinweise nach LĂ€ndern, Rechtsgebieten oder Unternehmensbereichen kategorisiert werden. FĂŒr kleine und mittelstĂ€ndische Unternehmen mit wenigen FĂ€llen pro Jahr sind diese komplexen Auswertungsmöglichkeiten jedoch nicht notwendig.
Möglichkeiten fĂŒr kleine oder mittelstĂ€ndische Unternehmen
Auch als kleines oder mittelstĂ€ndisches Unternehmen ist die Implementation einer Whistleblowing Plattform möglich, ohne Ihre bestehenden IT-Systeme zu ĂŒberlasten.
Auch fĂŒr Unternehmen mit keiner eigenen IT-Abteilung ist ein whistleblower system sinnvoll, da sie beim Implementierungsprozess begleitet werden.
In dieser Situation, sollten Sie sich die Whistleblower-Software der Immerce Consulting GmbH ansehen.
Die Whistleblower Software erfordert keine Implementierung in Ihrer IT-Landschaft und funktioniert als Software-as-a-Service-Lösungen, bei denen die Daten in der Cloud gehostet werden.
Dies erfolgt im Einklang mit den Datenschutz, in dem die Software möglichst wenig Daten des whistleblower sammelt. Es handelt sich um eine Plug-and-Play-Lösung, bei der Sie einen Link erhalten, der direkt auf Ihre Unternehmensseite fĂŒhrt.
Welche VerstöĂe können im whistleblowing system gemeldet werden?
GemÀà dem Hinweisgeberschutzgesetz können verschiedene Arten von VerstöĂen gemeldet werden. Hier sind einige Beispiele fĂŒr VerstöĂe die im Katalog von § 2 HinSchG benannt werden.
1. StraftatbestĂ€nde: Whistleblower können Straftaten melden, die innerhalb des Unternehmens begangen wurden. Dies können Delikte wie Betrug, Diebstahl, Unterschlagung oder andere rechtswidrige Handlungen sein, die gegen das Strafrecht verstoĂen.
2. Ordnungswidrigkeiten im Bereich von Leben, Leib oder Gesundheit: VerstöĂe, die das Wohl und die Sicherheit von Mitarbeitern oder anderen Personen gefĂ€hrden, können gemeldet werden. Dies könnte beispielsweise mangelnde Arbeitssicherheit, unsichere Arbeitsbedingungen oder VernachlĂ€ssigung von Gesundheitsvorschriften umfassen.
3. Schutz der Rechte von BeschĂ€ftigten oder deren Vertretungen: Meldungen können gemacht werden, wenn die Rechte von Mitarbeitern oder deren Interessenvertretungen verletzt werden. Dies kann Themen wie Diskriminierung, Mobbing, unzulĂ€ssige KĂŒndigungen oder VerstöĂe gegen Arbeitnehmerrechte betreffen.
4. GeldwĂ€sche-BekĂ€mpfung: Whistleblower können VerstöĂe im Zusammenhang mit GeldwĂ€sche und anderen finanziellen UnregelmĂ€Ăigkeiten melden, die das Unternehmen betrifft. Dies könnte illegale Finanztransaktionen, verdĂ€chtige Kontobewegungen oder andere AktivitĂ€ten umfassen, die gegen GeldwĂ€schevorschriften verstoĂen.
5. Produktsicherheit: Falls Produkte oder Dienstleistungen des Unternehmens Sicherheitsrisiken fĂŒr Verbraucher darstellen, können diese gemeldet werden. Dies betrifft beispielsweise ProduktmĂ€ngel, die zu Verletzungen oder Gefahren fĂŒr die Verbraucher fĂŒhren könnten.
6. Umweltschutz: VerstöĂe gegen Umweltschutzvorschriften, die das Unternehmen betrifft, können gemeldet werden. Dies umfasst beispielsweise illegale Abfallentsorgung, Umweltverschmutzung oder Nicht-Einhaltung von Umweltauflagen.
7. Datenschutz: Whistleblower können VerstöĂe gegen Datenschutzbestimmungen melden, wenn das Unternehmen unrechtmĂ€Ăig personenbezogene Daten erhebt, verarbeitet oder weitergibt. Dies betrifft den Schutz der PrivatsphĂ€re von Kunden, Mitarbeitern und anderen Betroffenen.
Die genannten Beispiele verdeutlichen die Breite der Compliance-VerstöĂe, die durch ein Hinweisgebersystem gemeldet werden können. Unser System ermöglicht es den Mitarbeitern, VerstöĂe in unterschiedlichen Bereichen zu melden, was zur Sicherstellung von Ethik, IntegritĂ€t und Compliance innerhalb des Unternehmens beitrĂ€gt.