Alles zum Whistleblowing-System

Whistleblowing-Systeme verstehen und erfolgreich implementieren

Whistleblowing-System implementieren - ja oder nein?

In den letzten Jahren sind die Anforderungen an Unternehmen weltweit stark gestiegen, wenn es um die Einrichtung interner Hinweisgebersysteme geht. In den USA haben alle börsennotierten US-Aktiengesellschaften bereits Whistleblower-Systeme vorgeschrieben, die vertrauliche und anonyme Meldungen ermöglichen.

Auch in Europa ist die¬†EU-whistleblowing-Richtlinie¬†(EU) 2019/1937 zum einheitlichen Schutz von Hinweisgebern am 16. Dezember 2019 offiziell in Kraft getreten, was Unternehmen in der EU ebenfalls dazu verpflichtet, Hinweisgebersysteme einzurichten. Die Mitgliedsstaaten der EU m√ľssen bis 2021 die Anforderungen der EU-Richtlinie in nationales Recht umsetzen, was bedeutet, dass Unternehmen in der EU sp√§testens dann eine interne Meldestelle eingerichtet haben m√ľssen. Die M√∂glichkeiten zur Einrichtung ‚Äď beispielsweise einer Whistleblowing Software ‚Äď unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen. Siehe dazu weiter unten.

Wenn Unternehmen keine angemessenen organisatorischen Vorkehrungen treffen, um kriminelle Handlungen zu verhindern, drohen oft hohe Bußgelder, insbesondere bei Korruptionsfällen oder Geldwäsche.

Meldesysteme haben bereits einen Vorbildcharakter, bilden eine Integrit√§tsrichtlinie und st√§rken das Vertrauen der Mitarbeiter und externer Beteiligter (wie Lieferanten, Kunden oder die √Ėffentlichkeit) in das Unternehmen.

Whistleblowing System

Sie tragen wesentlich zum Schutz der Reputation bei und verringern unternehmerische Risiken. Dementsprechend ist dringend geraten ein whistleblowing system einzurichten.

Wo liegt die externe Meldestelle?

Nach der neuen EU-Whistleblower-Richtlinie ist die Einrichtung einer externe Meldestelle von den deutschen Beh√∂rden verpflichtend die whistleblowing erm√∂glicht. In Deutschland wird die externe Meldestelle vom Bundesamt f√ľr Justiz betrieben. Dort wird die anonyme Meldung an die entsprechenden Beh√∂rden weitergeleitet. Diese m√ľssen den Whistleblowern innerhalb von 3 Monaten R√ľckmeldung geben, sowie von den eigeleiteten Untersuchungen Bericht erstatten.

Was ist die interne Meldestelle?

F√ľr wen die Einrichtung einer¬†internen Meldestelle¬†verpflichtend¬†ist erfahren sie im √ľbern√§chsten Abschnitt. Die Umsetzung einer internen Meldestelle erfolgt beispielsweise indem der Arbeitgeber eine oder mehrere Personen damit betraut.

Empf√§nger von Meldungen m√ľssen dabei √ľber die notwendige Fachkunde verf√ľgen. Die Kenntnis des HinSchG sowie der geltenden Verfahrensvorschriften ist hierbei unabdingbar. Zus√§tzliche Fachkenntnisse, insbesondere juristischer Natur, k√∂nnen von Vorteil sein, sind jedoch nicht zwingend erforderlich.

Hinweisempf√§nger d√ľrfen keinem Interessenkonflikt bei ihrer Arbeit unterliegen, m√ľssen unabh√§ngig agieren und nach dem HinSchG bei ihren Aufgaben keinen Weisungen unterliegen. Die Hinweise m√ľssen vom Hinweisempf√§nger vertraulich und datenschutzkonform verarbeitet und gespeichert werden.

Von Vorteil der internen Meldestelle ist der kurze Meldeweg und das Beschwerden schneller bearbeitet werden k√∂nnen.

Von Nachteil ist, dass intern eingestellte Person möglicherweise nicht mehr neutral handeln. So ist es in kleinen Unternehmen leicht möglich, dass der Hinweisempfänger die Person/en im Zusammenhang mit Rechtsverstoß persönlich kennt. Da die Mitarbeiter in kleinen Unternehmen oft den Hinweisempfänger kennen, werden mögliche Rechtsverstöße aus Angst vor negativen Konsequenzen oft nicht aufgedeckt.

Interne Meldestelle durch externe Dienstleister

Hinweisgebersysteme sollen durch die¬†anonyme¬†Umsetzung der Meldewege diesem Dilemma der Unabh√§ngigkeit entgegenwirken. Wer Compliance-Verst√∂√üe meldet, braucht so keine beruflichen Konsequenzen vom whistleblowing wie den Ausschluss von einer Bef√∂rderung oder gar eine K√ľndigung zu bef√ľrchten.

Laut Gesetz ist es ausdr√ľcklich erlaubt, unternehmensfremde Dienstleister zur Unterst√ľtzung bei der Betreibung der internen Meldestelle heranzuziehen. Dabei handelt es sich jedoch nach wie vor um eine¬†interne Meldestelle¬†im Gegensatz zur externen Meldestelle, die vom Bundesamt f√ľr Justiz betrieben wird.

Offenlegung von Informationen

Neben der M√∂glichkeit, eine interne oder externe Meldestelle zu kontaktieren, behandelt das HinSchG auch die "Offenlegung von Informationen". Hierbei handelt es sich um die Ver√∂ffentlichung von Informationen, zum Beispiel √ľber die Presse.

Die Offenlegung ist jedoch nur in sehr spezifischen Ausnahmef√§llen als "letztes Mittel" erlaubt (¬ß 32 HinSchG). Zum Beispiel, wenn nach einer externen eingehenden Meldung keine ausreichenden Ma√ünahmen ergriffen wurden oder wenn es ausreichende Gr√ľnde gibt anzunehmen, dass andernfalls nicht wieder gutzumachende Sch√§den entstehen werden.

Wie funktioniert ein whistleblower system?

Es gibt verschiedene Varianten von Hinweisgebersystemen, die in vielfältiger Art und Weise umgesetzt werden können.

Diese Systeme sind entweder webbasiert oder ausschließlich telefonisch erreichbar und bieten entweder einen direkten Ansprechpartner, einen Online-Briefkasten oder eine Kombination aus verschiedenen Elementen an.

All diese Varianten fallen unter den Begriff der Whistleblowing-System. Bei der Immerce Consulting GmbH handelt es sich um ein Unternehmen, das seinen Kunden einen besonders umfassenden Service im Bereich des Whistleblowings bietet.

Doch wie funktioniert eigentlich genau das Whistleblowing?

Ablauf whistleblower system
  1. Ein Hinweisgeber nutzt das Whistleblowing System, um seine Bedenken √ľber ein digitales Formular zu √§u√üern - entweder anonym oder unter Angabe seines Namens.
  2. Der Meldestellenbeauftragte im Unternehmen wird informiert und meldet sich im Whistleblower System an, um die Mitteilung zu lesen und angemessen darauf zu reagieren.
  3. Es besteht weiterhin die M√∂glichkeit, √ľber das System mit dem Hinweisgeber in Kontakt zu treten, um Vertrauen aufzubauen und Informationen zu erhalten. Bei Bedarf kann dieser Austausch auch anonym erfolgen. Zus√§tzlich k√∂nnen gegebenenfalls Ermittlungen eingeleitet werden.
  4. Sobald ein Fall abgeschlossen ist, besteht die Möglichkeit, ihn gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen zu archivieren oder zu löschen.

Welche Vorteile bietet ein Whistleblower-System?

Externe Dienstleister sind neutral und unparteiisch was die Wahrscheinlichkeit von Beeinflussung oder Druck auf die Meldenden reduziert. Meldungen werden von externen Dienstleistern ausgefiltert und an die richtigen Stellem im unternehmen weitergeleitet.

Durch das wissen, dass externe Dienstleister immer nur jene stellen im Unternehmen kontaktieren, die nicht in Dies fördert eine offene und ehrliche Berichterstattung, sowie die Compliance im Unternehmen

Externe Dienstleister haben umfasssende Kenntnisse √ľber das Hinweisgeberschutz Gesetz, welche interne Mit So haben sie umfassende¬†Fachkenntnisse, einschlie√ülich¬†juristischer Expertise, die f√ľr einen reibungslosen Betrieb entscheidend sind.

Diese fachliche Kompetenz gewährleistet eine korrekte Handhabung der gemeldeten Informationen im Einklang mit geltenden Gesetzen und Vorschriften.

Weiter stellt die¬†Mitarbeiterzufriedenheit¬†einen wesentlichen Faktor f√ľr den langfristigen Erfolg eines Unternehmens dar. Unzufriedene Mitarbeiter k√∂nnen zu verminderter Produktivit√§t, h√∂herer Fluktuation und negativer Unternehmenskultur f√ľhren.

Die Implementierung einer whistleblowing platform kann dazu beitragen, diese potenziell sch√§dlichen Auswirkungen zu minimieren. Die Einf√ľhrung eines whistleblowing systems sendet die klare Botschaft an die Mitarbeiter, dass das Unternehmen eine Kultur der Transparenz und des Vertrauens f√∂rdert.

Dies kann dazu f√ľhren, dass sich die Mitarbeiter sicherer f√ľhlen, wenn sie Bedenken oder Probleme melden. Das Vertrauen in die F√ľhrungsebene und die Unternehmensintegrit√§t steigt, was sich positiv auf die generelle Zufriedenheit der Belegschaft auswirkt.

Die Implementierung eines Hinweisgebersystems in einem Unternehmen kann nicht nur dazu beitragen, die Mitarbeiterzufriedenheit zu f√∂rdern, sondern auch zu¬†finanziellen Vorteilen¬†f√ľhren.

Durch die Strukturierung und den Betrieb des Systems k√∂nnen Personalkosten eingespart werden. So automatisiert und zentralisiert die whistleblowing-solution den Meldungsprozess. Dies reduziert die Notwendigkeit, dedizierte Mitarbeiter f√ľr die Entgegennahme und Bearbeitung von Meldungen abzustellen.

Mit dem Einsatz von Technologie können Meldungen effizienter erfasst, kategorisiert und an die richtigen Stellen weitergeleitet werden, was den Zeit- und Ressourcenaufwand minimiert.

Unterliegt Ihr Unternehmen tatsächlich dem Whistleblower-Gesetz?

Sollte Ihr Unternehmen weniger als 50 Mitarbeiter z√§hlen, sind Sie nur dann dazu verpflichtet ein Whistleblowing-System einzuf√ľhren, wenn es unter das Geldw√§schegesetz (GwG) f√§llt. Die Vorgaben der relevanten Beh√∂rden variieren je nach Branche und betragen in der Regel mehr als zehn oder sogar mehr als 20 Mitarbeiter. Unternehmen der Finanzbranche, wie z.B. Wertpapierdienstleister oder Kapitalverwaltungsgesellschaften sind zur Einrichtung einer internen Meldestelle verpflichtet.

F√ľr Unternehmen mit mindestens 50 Angestellten gilt gem√§√ü den Vorschriften der EU-Hinweisgeber-Richtlinie beziehungsweise des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) eine Verpflichtung zur Einrichtung von internen Meldekan√§len f√ľr Whistleblower erst ab dem 17. Dezember 2023. Hier muss jedoch am Stichtag eine anonyme interne Meldestelle zum Schutz der whistleblower Implementiert sein, da sonst ein Bu√ügeld droht.

Unternehmen mit¬†250 oder mehr Mitarbeitern¬†m√ľssen bereits¬†jetzt¬†ein solches System besitzen. Wenn Unternehmen diese Vorschrift ignorieren oder ein System w√§hlen, das nicht den gesetzlichen Anforderungen entspricht, k√∂nnen Bu√ügelder verh√§ngt werden. Bu√ügelder werden jedoch erst ab dem¬†1. Dezember 2023¬†verh√§ngt.

Die Erfassung der Mitarbeiteranzahl erfolgt auf der Grundlage einer reinen "Kopfzahl". Hierbei werden Teilzeitbesch√§ftigte (einschlie√ülich Minijobber) nicht nur anteilig ber√ľcksichtigt, sondern jeweils in voller Personalst√§rke gez√§hlt.

Erlaubt Ihre IT-Infrastruktur eine digitale L√∂sung f√ľr ein Whistleblowing-Software?

Das erste Kriterium ist die Größe Ihres Unternehmens:

Bei der Wahl des passenden Whistleblowing-Systems sind Unternehmensgröße und Internationalität ausschlaggebende Entscheidungskriterien.

Je nach Gr√∂√üe des Unternehmens und vorhandener IT-Abteilung stehen unterschiedliche Optionen zur Verf√ľgung in Bezug auf die Auswertungsm√∂glichkeiten.

Digital tools bro

Konzerne mit eigener IT-Ressource ist eine sowohl digitale als auch analoge whistleblowing L√∂sungen empfehlenswert. F√ľr Unternehmen mit begrenzten IT-Ressourcen eignet sich einfachere Whistleblower-L√∂sungen, die ohne aufwendigen Implementierungsprozess sofort einsatzbereit ist.

F√ľr international t√§tige Konzerne mit einer hohen Anzahl an Hinweisen ist ein Whistleblowing-System mit differenzierten Auswertungsm√∂glichkeiten von Vorteil. Hier k√∂nnen Hinweise nach L√§ndern, Rechtsgebieten oder Unternehmensbereichen kategorisiert werden. F√ľr kleine und mittelst√§ndische Unternehmen mit wenigen F√§llen pro Jahr sind diese komplexen Auswertungsm√∂glichkeiten jedoch nicht notwendig.

mittelständische Unternehmen

M√∂glichkeiten f√ľr kleine oder mittelst√§ndische Unternehmen

Auch als kleines oder mittelst√§ndisches Unternehmen ist die Implementation einer Whistleblowing Plattform m√∂glich, ohne Ihre bestehenden IT-Systeme zu √ľberlasten.

Auch f√ľr Unternehmen mit keiner eigenen IT-Abteilung ist ein whistleblower system sinnvoll, da sie beim Implementierungsprozess begleitet werden.

In dieser Situation, sollten Sie sich die Whistleblower-Software der Immerce Consulting GmbH ansehen.

Die Whistleblower Software erfordert keine Implementierung in Ihrer IT-Landschaft und funktioniert als Software-as-a-Service-Lösungen, bei denen die Daten in der Cloud gehostet werden.

Dies erfolgt im Einklang mit den Datenschutz, in dem die Software m√∂glichst wenig Daten des whistleblower sammelt. Es handelt sich um eine Plug-and-Play-L√∂sung, bei der Sie einen Link erhalten, der direkt auf Ihre Unternehmensseite f√ľhrt.

Welche Verstöße können im whistleblowing system gemeldet werden?

Gem√§√ü dem Hinweisgeberschutzgesetz k√∂nnen verschiedene Arten von Verst√∂√üen gemeldet werden. Hier sind einige Beispiele f√ľr Verst√∂√üe die im Katalog von ¬ß 2 HinSchG benannt werden.

1. Straftatbest√§nde: Whistleblower k√∂nnen Straftaten melden, die innerhalb des Unternehmens begangen wurden. Dies k√∂nnen Delikte wie Betrug, Diebstahl, Unterschlagung oder andere rechtswidrige Handlungen sein, die gegen das Strafrecht versto√üen.

2. Ordnungswidrigkeiten im Bereich von Leben, Leib oder Gesundheit: Verst√∂√üe, die das Wohl und die Sicherheit von Mitarbeitern oder anderen Personen gef√§hrden, k√∂nnen gemeldet werden. Dies k√∂nnte beispielsweise mangelnde Arbeitssicherheit, unsichere Arbeitsbedingungen oder Vernachl√§ssigung von Gesundheitsvorschriften umfassen.

3. Schutz der Rechte von Besch√§ftigten oder deren Vertretungen: Meldungen k√∂nnen gemacht werden, wenn die Rechte von Mitarbeitern oder deren Interessenvertretungen verletzt werden. Dies kann Themen wie Diskriminierung, Mobbing, unzul√§ssige K√ľndigungen oder Verst√∂√üe gegen Arbeitnehmerrechte betreffen.

4. Geldw√§sche-Bek√§mpfung: Whistleblower k√∂nnen Verst√∂√üe im Zusammenhang mit Geldw√§sche und anderen finanziellen Unregelm√§√üigkeiten melden, die das Unternehmen betrifft. Dies k√∂nnte illegale Finanztransaktionen, verd√§chtige Kontobewegungen oder andere Aktivit√§ten umfassen, die gegen Geldw√§schevorschriften versto√üen.

5. Produktsicherheit: Falls Produkte oder Dienstleistungen des Unternehmens Sicherheitsrisiken f√ľr Verbraucher darstellen, k√∂nnen diese gemeldet werden. Dies betrifft beispielsweise Produktm√§ngel, die zu Verletzungen oder Gefahren f√ľr die Verbraucher f√ľhren k√∂nnten.

6. Umweltschutz: Verst√∂√üe gegen Umweltschutzvorschriften, die das Unternehmen betrifft, k√∂nnen gemeldet werden. Dies umfasst beispielsweise illegale Abfallentsorgung, Umweltverschmutzung oder Nicht-Einhaltung von Umweltauflagen.

7. Datenschutz: Whistleblower k√∂nnen Verst√∂√üe gegen Datenschutzbestimmungen melden, wenn das Unternehmen unrechtm√§√üig personenbezogene Daten erhebt, verarbeitet oder weitergibt. Dies betrifft den Schutz der Privatsph√§re von Kunden, Mitarbeitern und anderen Betroffenen.

Die genannten Beispiele verdeutlichen die Breite der Compliance-Verstöße, die durch ein Hinweisgebersystem gemeldet werden können. Unser System ermöglicht es den Mitarbeitern, Verstöße in unterschiedlichen Bereichen zu melden, was zur Sicherstellung von Ethik, Integrität und Compliance innerhalb des Unternehmens beiträgt.