Whistleblowing-System implementieren - ja oder nein?

In den letzten Jahren sind die Anforderungen an Unternehmen weltweit stark gestiegen, wenn es um die Einrichtung interner Hinweisgebersysteme geht. In den USA haben alle börsennotierten US-Aktiengesellschaften bereits Whistleblower-Systeme vorgeschrieben, die vertrauliche und anonyme Meldungen ermöglichen.

Auch in Europa ist die EU-whistleblowing-Richtlinie (EU) 2019/1937 zum einheitlichen Schutz von Hinweisgebern am 16. Dezember 2019 offiziell in Kraft getreten, was Unternehmen in der EU ebenfalls dazu verpflichtet, Hinweisgebersysteme einzurichten. Die Mitgliedsstaaten der EU müssen bis 2021 die Anforderungen der EU-Richtlinie in nationales Recht umsetzen, was bedeutet, dass Unternehmen in der EU spätestens dann eine interne Meldestelle eingerichtet haben müssen. Die Möglichkeiten zur Einrichtung – beispielsweise einer Whistleblowing Software – unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen. Siehe dazu weiter unten.

Wenn Unternehmen keine angemessenen organisatorischen Vorkehrungen treffen, um kriminelle Handlungen zu verhindern, drohen oft hohe Bußgelder, insbesondere bei Korruptionsfällen oder Geldwäsche.

Meldesysteme haben bereits einen Vorbildcharakter, bilden eine Integritätsrichtlinie und stärken das Vertrauen der Mitarbeiter und externer Beteiligter (wie Lieferanten, Kunden oder die Öffentlichkeit) in das Unternehmen.

Sie tragen wesentlich zum Schutz der Reputation bei und verringern unternehmerische Risiken. Dementsprechend ist dringend geraten ein whistleblowing system einzurichten.

Wo liegt die externe Meldestelle?

Nach der neuen EU-Whistleblower-Richtlinie ist die Einrichtung einer externe Meldestelle von den deutschen Behörden verpflichtend die whistleblowing ermöglicht. In Deutschland wird die externe Meldestelle vom Bundesamt für Justiz betrieben. Dort wird die anonyme Meldung an die entsprechenden Behörden weitergeleitet. Diese müssen den Whistleblowern innerhalb von 3 Monaten Rückmeldung geben, sowie von den eigeleiteten Untersuchungen Bericht erstatten.

Was ist die interne Meldestelle?

Für wen die Einrichtung einer internen Meldestelle verpflichtend ist erfahren sie im übernächsten Abschnitt. Die Umsetzung einer internen Meldestelle erfolgt beispielsweise indem der Arbeitgeber eine oder mehrere Personen damit betraut.

Empfänger von Meldungen müssen dabei über die notwendige Fachkunde verfügen. Die Kenntnis des HinSchG sowie der geltenden Verfahrensvorschriften ist hierbei unabdingbar. Zusätzliche Fachkenntnisse, insbesondere juristischer Natur, können von Vorteil sein, sind jedoch nicht zwingend erforderlich.

Hinweisempfänger dürfen keinem Interessenkonflikt bei ihrer Arbeit unterliegen, müssen unabhängig agieren und nach dem HinSchG bei ihren Aufgaben keinen Weisungen unterliegen. Die Hinweise müssen vom Hinweisempfänger vertraulich und datenschutzkonform verarbeitet und gespeichert werden.

Von Vorteil der internen Meldestelle ist der kurze Meldeweg und das Beschwerden schneller bearbeitet werden können.

Von Nachteil ist, dass intern eingestellte Person möglicherweise nicht mehr neutral handeln. So ist es in kleinen Unternehmen leicht möglich, dass der Hinweisempfänger die Person/en im Zusammenhang mit Rechtsverstoß persönlich kennt. Da die Mitarbeiter in kleinen Unternehmen oft den Hinweisempfänger kennen, werden mögliche Rechtsverstöße aus Angst vor negativen Konsequenzen oft nicht aufgedeckt.

Interne Meldestelle durch externe Dienstleister

Hinweisgebersysteme sollen durch die anonyme Umsetzung der Meldewege diesem Dilemma der Unabhängigkeit entgegenwirken. Wer Compliance-Verstöße meldet, braucht so keine beruflichen Konsequenzen vom whistleblowing wie den Ausschluss von einer Beförderung oder gar eine Kündigung zu befürchten.

Laut Gesetz ist es ausdrücklich erlaubt, unternehmensfremde Dienstleister zur Unterstützung bei der Betreibung der internen Meldestelle heranzuziehen. Dabei handelt es sich jedoch nach wie vor um eine interne Meldestelle im Gegensatz zur externen Meldestelle, die vom Bundesamt für Justiz betrieben wird.

Offenlegung von Informationen

Neben der Möglichkeit, eine interne oder externe Meldestelle zu kontaktieren, behandelt das HinSchG auch die "Offenlegung von Informationen". Hierbei handelt es sich um die Veröffentlichung von Informationen, zum Beispiel über die Presse.

Die Offenlegung ist jedoch nur in sehr spezifischen Ausnahmefällen als "letztes Mittel" erlaubt (§ 32 HinSchG). Zum Beispiel, wenn nach einer externen eingehenden Meldung keine ausreichenden Maßnahmen ergriffen wurden oder wenn es ausreichende Gründe gibt anzunehmen, dass andernfalls nicht wieder gutzumachende Schäden entstehen werden.

Wie funktioniert ein whistleblower system?

Es gibt verschiedene Varianten von Hinweisgebersystemen, die in vielfältiger Art und Weise umgesetzt werden können.

Diese Systeme sind entweder webbasiert oder ausschließlich telefonisch erreichbar und bieten entweder einen direkten Ansprechpartner, einen Online-Briefkasten oder eine Kombination aus verschiedenen Elementen an.

All diese Varianten fallen unter den Begriff der Whistleblowing-System. Bei der Immerce Consulting GmbH handelt es sich um ein Unternehmen, das seinen Kunden einen besonders umfassenden Service im Bereich des Whistleblowings bietet.

Doch wie funktioniert eigentlich genau das Whistleblowing?

Ein Hinweisgeber nutzt das Whistleblowing System, um seine Bedenken über ein digitales Formular zu äußern - entweder anonym oder unter Angabe seines Namens.
Der Meldestellenbeauftragte im Unternehmen wird informiert und meldet sich im Whistleblower System an, um die Mitteilung zu lesen und angemessen darauf zu reagieren.
Es besteht weiterhin die Möglichkeit, über das System mit dem Hinweisgeber in Kontakt zu treten, um Vertrauen aufzubauen und Informationen zu erhalten. Bei Bedarf kann dieser Austausch auch anonym erfolgen. Zusätzlich können gegebenenfalls Ermittlungen eingeleitet werden.
Sobald ein Fall abgeschlossen ist, besteht die Möglichkeit, ihn gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen zu archivieren oder zu löschen.

Welche Vorteile bietet ein Whistleblower-System?

Externe Dienstleister sind neutral und unparteiisch was die Wahrscheinlichkeit von Beeinflussung oder Druck auf die Meldenden reduziert. Meldungen werden von externen Dienstleistern ausgefiltert und an die richtigen Stellem im unternehmen weitergeleitet.

Durch das wissen, dass externe Dienstleister immer nur jene stellen im Unternehmen kontaktieren, die nicht in Dies fördert eine offene und ehrliche Berichterstattung, sowie die Compliance im Unternehmen

Externe Dienstleister haben umfasssende Kenntnisse über das Hinweisgeberschutz Gesetz, welche interne Mit So haben sie umfassende Fachkenntnisse, einschließlich juristischer Expertise, die für einen reibungslosen Betrieb entscheidend sind.

Diese fachliche Kompetenz gewährleistet eine korrekte Handhabung der gemeldeten Informationen im Einklang mit geltenden Gesetzen und Vorschriften.

Weiter stellt die Mitarbeiterzufriedenheit einen wesentlichen Faktor für den langfristigen Erfolg eines Unternehmens dar. Unzufriedene Mitarbeiter können zu verminderter Produktivität, höherer Fluktuation und negativer Unternehmenskultur führen.

Die Implementierung einer whistleblowing platform kann dazu beitragen, diese potenziell schädlichen Auswirkungen zu minimieren. Die Einführung eines whistleblowing systems sendet die klare Botschaft an die Mitarbeiter, dass das Unternehmen eine Kultur der Transparenz und des Vertrauens fördert.

Dies kann dazu führen, dass sich die Mitarbeiter sicherer fühlen, wenn sie Bedenken oder Probleme melden. Das Vertrauen in die Führungsebene und die Unternehmensintegrität steigt, was sich positiv auf die generelle Zufriedenheit der Belegschaft auswirkt.

Die Implementierung eines Hinweisgebersystems in einem Unternehmen kann nicht nur dazu beitragen, die Mitarbeiterzufriedenheit zu fördern, sondern auch zu finanziellen Vorteilen führen.

Durch die Strukturierung und den Betrieb des Systems können Personalkosten eingespart werden. So automatisiert und zentralisiert die whistleblowing-solution den Meldungsprozess. Dies reduziert die Notwendigkeit, dedizierte Mitarbeiter für die Entgegennahme und Bearbeitung von Meldungen abzustellen.

Mit dem Einsatz von Technologie können Meldungen effizienter erfasst, kategorisiert und an die richtigen Stellen weitergeleitet werden, was den Zeit- und Ressourcenaufwand minimiert.

Unterliegt Ihr Unternehmen tatsächlich dem Whistleblower-Gesetz?

Sollte Ihr Unternehmen weniger als 50 Mitarbeiter zählen, sind Sie nur dann dazu verpflichtet ein Whistleblowing-System einzuführen, wenn es unter das Geldwäschegesetz (GwG) fällt. Die Vorgaben der relevanten Behörden variieren je nach Branche und betragen in der Regel mehr als zehn oder sogar mehr als 20 Mitarbeiter. Unternehmen der Finanzbranche, wie z.B. Wertpapierdienstleister oder Kapitalverwaltungsgesellschaften sind zur Einrichtung einer internen Meldestelle verpflichtet.

Für Unternehmen mit mindestens 50 Angestellten gilt gemäß den Vorschriften der EU-Hinweisgeber-Richtlinie beziehungsweise des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) eine Verpflichtung zur Einrichtung von internen Meldekanälen für Whistleblower erst ab dem 17. Dezember 2023. Hier muss jedoch am Stichtag eine anonyme interne Meldestelle zum Schutz der whistleblower Implementiert sein, da sonst ein Bußgeld droht.

Unternehmen mit 250 oder mehr Mitarbeitern müssen bereits jetzt ein solches System besitzen. Wenn Unternehmen diese Vorschrift ignorieren oder ein System wählen, das nicht den gesetzlichen Anforderungen entspricht, können Bußgelder verhängt werden. Bußgelder werden jedoch erst ab dem 1. Dezember 2023 verhängt.

Die Erfassung der Mitarbeiteranzahl erfolgt auf der Grundlage einer reinen "Kopfzahl". Hierbei werden Teilzeitbeschäftigte (einschließlich Minijobber) nicht nur anteilig berücksichtigt, sondern jeweils in voller Personalstärke gezählt.

Erlaubt Ihre IT-Infrastruktur eine digitale Lösung für ein Whistleblowing-Software?

Das erste Kriterium ist die Größe Ihres Unternehmens:

Bei der Wahl des passenden Whistleblowing-Systems sind Unternehmensgröße und Internationalität ausschlaggebende Entscheidungskriterien.

Je nach Größe des Unternehmens und vorhandener IT-Abteilung stehen unterschiedliche Optionen zur Verfügung in Bezug auf die Auswertungsmöglichkeiten.

Konzerne mit eigener IT-Ressource ist eine sowohl digitale als auch analoge whistleblowing Lösungen empfehlenswert. Für Unternehmen mit begrenzten IT-Ressourcen eignet sich einfachere Whistleblower-Lösungen, die ohne aufwendigen Implementierungsprozess sofort einsatzbereit ist.

Für international tätige Konzerne mit einer hohen Anzahl an Hinweisen ist ein Whistleblowing-System mit differenzierten Auswertungsmöglichkeiten von Vorteil. Hier können Hinweise nach Ländern, Rechtsgebieten oder Unternehmensbereichen kategorisiert werden. Für kleine und mittelständische Unternehmen mit wenigen Fällen pro Jahr sind diese komplexen Auswertungsmöglichkeiten jedoch nicht notwendig.

Möglichkeiten für kleine oder mittelständische Unternehmen

Auch als kleines oder mittelständisches Unternehmen ist die Implementation einer Whistleblowing Plattform möglich, ohne Ihre bestehenden IT-Systeme zu überlasten.

Auch für Unternehmen mit keiner eigenen IT-Abteilung ist ein whistleblower system sinnvoll, da sie beim Implementierungsprozess begleitet werden.

In dieser Situation, sollten Sie sich die Whistleblower-Software der Immerce Consulting GmbH ansehen.

Die Whistleblower Software erfordert keine Implementierung in Ihrer IT-Landschaft und funktioniert als Software-as-a-Service-Lösungen, bei denen die Daten in der Cloud gehostet werden.

Dies erfolgt im Einklang mit den Datenschutz, in dem die Software möglichst wenig Daten des whistleblower sammelt. Es handelt sich um eine Plug-and-Play-Lösung, bei der Sie einen Link erhalten, der direkt auf Ihre Unternehmensseite führt.

Welche Verstöße können im whistleblowing system gemeldet werden?

Gemäß dem Hinweisgeberschutzgesetz können verschiedene Arten von Verstößen gemeldet werden. Hier sind einige Beispiele für Verstöße die im Katalog von § 2 HinSchG benannt werden.

1. Straftatbestände: Whistleblower können Straftaten melden, die innerhalb des Unternehmens begangen wurden. Dies können Delikte wie Betrug, Diebstahl, Unterschlagung oder andere rechtswidrige Handlungen sein, die gegen das Strafrecht verstoßen.

2. Ordnungswidrigkeiten im Bereich von Leben, Leib oder Gesundheit: Verstöße, die das Wohl und die Sicherheit von Mitarbeitern oder anderen Personen gefährden, können gemeldet werden. Dies könnte beispielsweise mangelnde Arbeitssicherheit, unsichere Arbeitsbedingungen oder Vernachlässigung von Gesundheitsvorschriften umfassen.

3. Schutz der Rechte von Beschäftigten oder deren Vertretungen: Meldungen können gemacht werden, wenn die Rechte von Mitarbeitern oder deren Interessenvertretungen verletzt werden. Dies kann Themen wie Diskriminierung, Mobbing, unzulässige Kündigungen oder Verstöße gegen Arbeitnehmerrechte betreffen.

4. Geldwäsche-Bekämpfung: Whistleblower können Verstöße im Zusammenhang mit Geldwäsche und anderen finanziellen Unregelmäßigkeiten melden, die das Unternehmen betrifft. Dies könnte illegale Finanztransaktionen, verdächtige Kontobewegungen oder andere Aktivitäten umfassen, die gegen Geldwäschevorschriften verstoßen.

5. Produktsicherheit: Falls Produkte oder Dienstleistungen des Unternehmens Sicherheitsrisiken für Verbraucher darstellen, können diese gemeldet werden. Dies betrifft beispielsweise Produktmängel, die zu Verletzungen oder Gefahren für die Verbraucher führen könnten.

6. Umweltschutz: Verstöße gegen Umweltschutzvorschriften, die das Unternehmen betrifft, können gemeldet werden. Dies umfasst beispielsweise illegale Abfallentsorgung, Umweltverschmutzung oder Nicht-Einhaltung von Umweltauflagen.

7. Datenschutz: Whistleblower können Verstöße gegen Datenschutzbestimmungen melden, wenn das Unternehmen unrechtmäßig personenbezogene Daten erhebt, verarbeitet oder weitergibt. Dies betrifft den Schutz der Privatsphäre von Kunden, Mitarbeitern und anderen Betroffenen.

Die genannten Beispiele verdeutlichen die Breite der Compliance-Verstöße, die durch ein Hinweisgebersystem gemeldet werden können. Unser System ermöglicht es den Mitarbeitern, Verstöße in unterschiedlichen Bereichen zu melden, was zur Sicherstellung von Ethik, Integrität und Compliance innerhalb des Unternehmens beiträgt.

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