Meldestellenbeauftragter für Ihr Unternehmen
Wir unterstützen Sie als externer Meldestellenbeauftragter
✓ Entgegennahme von Hinweisen
✓ vertrauliche Fallbearbeitung
✓ inkl. Whistleblower-Software
Wir sind Ihre interne Meldestelle
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) verpflichtet Unternehmen und Organisationen zur Einrichtung einer internen Meldestelle (Hinweisgebersystem), über die Hinweise zu Missständen und Compliance-Verstößen eingereicht werden können. Die interne Meldestelle muss von einem Meldestellenbeauftragten (Hinweisempfänger) betreut werden. Die beste Lösung für Unternehmen ist die Beauftragung einer externen Person als neutrale, unabhängige Partei.
Wir unterstützen Sie als externer Meldestellenbeauftragter und helfen Ihnen so, das Hinweisgeberschutzgesetz umzusetzen. Wir haben für jedes Unternehmen das passende Leistungspaket.
Wie läuft die Zusammenarbeit ab?
- Sie beauftragen uns als Meldestellenbeauftragter mit dem Betrieb Ihrer internen Meldestelle.
- Wir stellen Ihnen ein digitales Hinweisgebersystem bereit und lassen Ihnen alle notwendigen Unterlagen und Richtlinien zukommen, die an Ihr Unternehmen angepasst sind. Dazu gehören auch Informationen zum Hinweisgeberschutzgesetz und zum Datenschutz.
- Wir stehen bei der Bereitstellung der Whistleblower-Software in engem Kontakt mit dem Datenschutzbeauftragten, dem Informationssicherheitsbeauftragten und der Compliance-Abteilung.
- Wir weisen Führungskräfte und Mitarbeiter in die Arbeit mit dem Hinweisgebersystem ein. Die Unterweisung findet online statt.
- Sobald ein Hinweis eingeht, nehmen wir eine Plausibilitätsprüfung vor und bestätigen dem Hinweisgeber innerhalb der gesetzlichen Frist den Eingang der Meldung.
- Wir informieren Sie über den Eingang der Meldung.
- Wir kommunizieren unter Wahrung von Datenschutz und Vertraulichkeit mit dem (anonymen) Hinweisgeber.
- Wir informieren den Hinweisgeber innerhalb der gesetzlichen Frist über das Ergebnis seiner Meldung.
- Optional: Wir unterstützen Sie bei der Fallbearbeitung. Wenn Sie das wünschen, können Sie uns nach Eingang einer Meldung separat damit beauftragen.
Gründe für einen externen Meldestellenbeauftragten
- Interessenkonflikte werden ausgeschlossen.
- Es sind keine personellen Kapazitäten notwendig.
- Der externe Meldestellenbeauftragte unterstützt Unternehmen bei der Fallbearbeitung.
Machen Sie sich die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes einfach und profitieren Sie von unseren Leistungen als externer Meldestellenbeauftragter.
Darum sollten Sie die interne Meldestelle von einem externen DSB betreiben lassen
- Die Informationen, die über die interne Meldestelle weitergegeben werden, sind besonders sensibel und schützenswert.
- Ein externer Datenschutzbeauftragter (DSB) bringt das Fachwissen mit, um die personenbezogenen Daten des Hinweisgebers und der beteiligten Personen DSGVO-konform zu verarbeiten.
- Der externe DSB kann aufgrund seines Fachwissens auch Compliance-Verstöße schnell einschätzen und Unternehmen mit seiner Erfahrung bei der weiteren Fallbearbeitung unterstützen.
Wir unterstützen Sie nicht nur als externer Meldestellenbeauftragter, sondern auch als externer Datenschutzbeauftragter. So erfüllen Sie alle Ihre gesetzlichen Pflichten nach HinSchG und DSGVO und erhalten alle Services aus einer Hand.
Für wen gilt die Whistleblower Richtlinie?
Die Whistleblower-Richtlinie gilt für
- Organisationen, Unternehmen und Behörden ab 50 Mitarbeitern
- Gemeinden ab 10.000 Einwohnern
Die Mitarbeiterzahl umfasst auch freie Mitarbeiter und geringfügig Beschäftigte. Unternehmen ab 250 Mitarbeitern müssen ab Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes eine interne Meldestelle nachweisen. Unternehmen zwischen 50 und 249 Mitarbeitern haben für die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes bis 17. Dezember 2023 Zeit.
Wie wird die Whistleblower-Richtlinie umgesetzt?
Die Umsetzung der Whistleblower-Richtlinie in Deutschland setzt die Einrichtung einer internen Meldestellevoraus, über die Whistleblower Hinweise einreichen können. Außerdem müssen sie einen Meldestellenbeauftragten ernennen.
Was ist ein Hinweisgebersystem??
Ein Hinweisgebersystem ist ein System zur Entgegennahme von Hinweisen auf Compliance-Verstöße. Bei Personen, die solche Hinweise einreichen, spricht man von Whistleblowern. Das Hinweisgebersystem wird in Form einer internen Meldestelle umgesetzt.
Was ist ein Meldestellenbeauftragter?
Ein Meldestellenbeauftragter bzw. Hinweisempfänger ist der Ansprechpartner für Hinweisgeber. Er ist dafür zuständig, Hinweise entgegenzunehmen, mit dem Hinweisgeber zu kommunizieren und Führungskräfte bzw. betroffene Personen über den Eingang der Meldung zu informieren
Wer kann Hinweisempfänger sein?
Die Rolle als Hinweisempfänger kann ein Mitarbeiter übernehmen oder aber ein externer Dritter wie eine Ombudsperson oder ein externer Meldestellenbeauftragter. Konzerne von 50 bis 249 Mitarbeitern können eine gemeinsame Meldestelle einrichten und müssen entsprechend nur einen Hinweisempfänger engagieren.
Wird ein interner Meldestellenbeauftragter ernannt, sind für eine effektive und gesetzeskonforme Arbeit regelmäßige Schulungen notwendig. Für die Ernennung eines Hinweisempfängers gibt es keine gesetzlichen Vorgaben. Es empfiehlt sich jedoch, einen externen Meldestellenbeauftragten zu ernennen.
Kann der Whistleblower zwischen externer und interner Meldestelle wählen?
Der Hinweisgeber hat grundsätzlich die Wahl zwischen der internen und einer externen Meldestelle. Als zentrale externe Meldestelle dient das Bundesamt für Justiz. Es ist im Interesse des Unternehmens, die interne Meldestelle für Hinweisgeber so attraktiv wie möglich zu gestalten, damit Compliance-Verstöße und Konflikte intern geklärt werden können. Wenn über die interne Meldestelle eine Reaktion auf die Meldung ausbleibt, können Whistleblower sich auch an die Öffentlichkeit wenden. Unternehmen müssen Mitarbeiter über die externen Meldestellen informieren.
Wie können Meldungen eingereicht werden?
Die interne Meldestelle sollte die Einreichung von Meldungen in mündlicher und schriftlicher Form ermöglichen. Die mündliche Meldung erfolgt dabei in direktem Gespräch mit dem Meldestellenbeauftragten (persönlich oder über eine Telefonhotline). Unternehmen müssen ihre Mitarbeiter also darüber informieren, wer der Meldestellenbeauftragte ist.
Bleiben Hinweisgeber anonym?
Der Gesetzentwurf für das Hinweisgeberschutzgesetz sieht aktuell keine Verpflichtung zu einem anonymen Hinweisgebersystem vor. Es ist jedoch empfehlenswert, Hinweisgebern auch eine anonyme Meldung zu ermöglichen.
Wir stellen Ihnen eine Whistleblower-Software bereit, die auch eine anonyme Meldung umfasst.
Wie muss der Hinweisempfänger auf eine Meldung reagieren?
Innerhalb von 7 Tagen muss der Hinweisempfänger dem Hinweisgeber den Eingang der Meldung bestätigen und den Hinweisgeber innerhalb von drei Monaten über die Ergebnisse seiner Meldung informieren. Bei der Kommunikation mit dem Hinweisgeber muss der Hinweisempfänger stets die Vertraulichkeit wahren und alle in Zusammenhang mit der Meldung stehenden Informationen dokumentieren.
Welche Voraussetzungen muss ein Hinweisgebersystem erfüllen?
Ein Hinweisgebersystem muss
- jederzeit die Vertraulichkeit wahren, d. h. die Identität des Hinweisgebers und der betroffenen Personen vor dem Zugriff durch Unbefugte schützen
- eine schriftliche und mündliche Kontaktaufnahme ermöglichen
- von einem Meldestellenbeauftragten (intern oder extern) betrieben werden, der Hinweise entgegennimmt
Wie läuft die Hinweisbearbeitung ab?
- 1. Einer Ihrer Mitarbeiter beobachtet einen Compliance-Verstoß und meldet diesen als Hinweisgeber über das Meldesystem.
- Der Meldestellenbeauftragte bestätigt dem Hinweisgeber den Eingang der Meldung. Er prüft die Meldung und leitet die Fallbearbeitung ein.
- Der Meldestellenbeauftragte informiert den Hinweisgeber über den Stand der Bearbeitung und getroffene Maßnahmen.
Welche Sanktionen drohen?
Sanktioniert werden
- die vorsätzliche Behinderung einer Meldung oder der Kommunikation zwischen dem Hinweisgeber und dem Hinweisempfänger
- der Einsatz von Repressalien
- der vorsätzliche oder fahrlässige Verstoß gegen das Vertraulichkeitsgebot
- die bewusste Einreichung einer Falschmeldung (z. B. zur Schädigung von Personen)
Für solche Verstöße können Bußgelder von bis zu 100.000 € fällig werden.