Hinweisgeberschutz in Unternehmen

Hinweisgeber sollen künftig besser geschützt werden. Um zu erfahren was Unternehmen bei der Einführung eines Meldesystems für den Hinweisgeberschutz beachten müssen rufen sie uns an oder vereinbaren sie ein Beratungsgespräch!

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Am Donnerstag, 29.09.2022, hat die Bundesregierung sich über einen Gesetzesentwurf für den Hinweisgeberschutz beraten. Wir zeigen Ihnen, was der Hinweisgeberschutz ist, welche Rechtsgrundlagen bestehen und wie ein Hinweisgebersystem funktioniert.

Hinweisgeber sollen besser geschützt werden

Im politischen Kontext ist die englische Bezeichnung Whistleblower den meisten ein Begriff. Whistleblower gibt es jedoch auch auf kleinerer Bühne: Jeder Mitarbeiter, der Missstände im Unternehmen oder in der Organisation, Fehlverhalten von Kollegen und Vorgesetzten und rechtliche Verstöße (Compliance-Verstöße) bemerkt und aufdeckt, wird zum Whistleblower, zu Deutsch Hinweisgeber. Das ist richtig und wichtig, birgt jedoch das Risiko von rechtlichen und beruflichen Konsequenzen. So schweigen Mitarbeiter lieber, um ihre Stellung im Unternehmen nicht zu gefährden. Deshalb wird in der Whistleblower Richtlinie der EU dringend empfohlen, wenn auch nicht vorgeschrieben, dass Hinweise anonym erfolgen. Der Hinweis auf Missstände und Fehlverhalten von anonymen Hinweisgebern bietet Unternehmen jedoch ein großes Verbesserungspotenzial. Niemand sollte aus Angst vor negativen Konsequenzen für sich selbst schweigen müssen, anstatt Probleme aufzuzeigen. Dafür gibt es nun neue rechtliche Regelungen in Form des Hinweisgeberschutzgesetzes.

Was ist das Hinweisgeberschutzgesetz?

Mit dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) sollen Arbeitnehmer und Führungskräfte, also hinweisgebende Personen auf allen Ebenen vor Vergeltungsmaßnahmen geschützt werden, falls sie Hinweise zu Missständen und Verstößen jeglicher Art liefern und damit womöglich vertrauliche interne Informationen weitergeben.

Dazu gehört in erster Linie, dass die Hinweisgeber sich auch anonym melden können, aber auch bei einer nicht anonymen Meldung in jedem Fall geschützt werden. So wird dafür gesorgt, dass niemanden mehr negative Konsequenzen im beruflichen Umfeld von der Aufdeckung von Missständen und Verstößen abhalten. Mit dem Gesetz wird somit der Schutz hinweisgebender Personen erhöht. Die Meldung oder Offenlegung von Missständen in Unternehmen kann somit deutlich erleichtert werden.

Die Meldungen, für die der Hinweisgeberschutz greift, beziehen sich auf Verstöße gegen die EU-Hinweisgeberrichtlinie und nationales Recht, die mit einem Bußgeld geahndet werden oder die das Leben, die Gesundheit oder den Schutz der Rechte Betroffener gefährden.

Eigentlich hätte das Hinweisgeberschutzgesetz bis zum 17.12.2021 in Deutschland umgesetzt werden sollen, nachdem die EU schon im Herbst 2019 eine Hinweisgeber Richtlinie „zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden“ (EU-Direktive 2019/1937) vorgestellt hatte. Seit dem 29. September 2022 ist es nun so weit und der Hinweisgeberschutz wird in Deutschland in nationales Recht umgewandelt.

Diese Ziele hat der Hinweisgeberschutzgesetz-Entwurf:

  • Wahrung der Anonymität von Hinweisgebern
  • Verpflichtende Einrichtung einer internen Meldestelle (aktuell bei Unternehmen ab 250 Mitarbeitern)
  • Vermeidung von Verstößen und damit verbundenen Strafen für Unternehmen
  • Rechtlicher Schutz von Hinweisgebern vor beruflichen Repressalien, Mobbing, Abmahnungen und rechtlich nicht nachvollziehbarer Kündigung

Da es sich aktuell nur um Gesetzentwurf handelt, bleibt abzuwarten, ob bis zur Verabschiedung des Gesetzes Ergänzungen oder Änderungen hinzukommen.

Wer ist zum Hinweisgeberschutz verpflichtet?

Die Richtlinie betrifft aktuell alle Behörden und Unternehmen ab 250 Mitarbeitern. Ab Dezember 2023 gilt die Richtlinie für den Hinweisgeberschutz auch für Unternehmen ab 50 Mitarbeitern.

So setzen Unternehmen ab 250 Mitarbeitern den Hinweisgeberschutz um:

Es muss intern eine Meldestelle eingerichtet werden. Bei dieser Meldestelle sollen Meldungen und Hinweise eingehen und das Folgeverfahren für den Hinweisgeber abgewickelt werden. Die Meldestelle ist von einer vollkommen neutralen Person zu besetzen. Daneben soll es weitere externe Meldestellen wie das Bundesamt für Justiz geben.

Ein effektives Hinweisgebersystem sollte

  • die Möglichkeit bieten, anonyme Hinweise zu verfolgen, um Falschmeldungen zu ahnden
  • in jeder Zweigstelle, nicht nur in der Zentrale bestehen
  • Hinweisgeber umfassend schützen und sie im weiteren Prozess nach der Meldung unterstützen

Wie funktioniert das Hinweisgebersystem?

  1. Aufdeckung von Verstößen: Ein Mitarbeiter bemerkt einen Verstoß gegen Richtlinien und Gesetze
  2. Meldung: Der Mitarbeiter meldet den Vorfall bei der internen oder auch einer externen Meldestelle und bleibt, wenn gewünscht und von der Meldestelle ermöglicht, vollkommen anonym. Es können auch freiwillig personenbezogene Daten hinterlegt werden. Der Hinweisgeber übermittelt relevante Informationen, Dokumente, Bilder und andere Daten, die den Verstoß belegen.
  3. Eingangsbestätigung: Der Hinweisgeber erhält eine Bestätigung über die erfolgreiche Meldung des Verstoßes. Diese muss nach spätestens sieben Tagen nach Einreichung der Meldung erfolgen.
  4. Hinweisverarbeitung: Der Hinweisempfänger prüft die Meldung und informiert die Geschäftsführung und weitere relevante Personen und/oder Abteilungen.
  5. Entscheidung: Es folgt die Entscheidung über die Konsequenzen und Folgemaßnahmen. Die Situation kann je nach Verstoß und individueller Vereinbarung intern oder juristisch geklärt werden.
  6. Update: Der Hinweisgeber wird über die Ergebnisse seiner Meldung informiert. Dies hat spätestens drei Monate nach dem Eingang der Meldung zu erfolgen.

Der Hinweisgeberschutz ist ein großer Vorteil für Unternehmen

Ein Meldesystem zum Schutz von Hinweisgebern ist nicht nur Pflicht, sondern bringt für Unternehmen viele Vorteile mit sich:

  • Unternehmen beweisen Compliance mit geltenden Richtlinien
  • Sie handeln nach ethischen Werten und sind somit für Kunden, Arbeitnehmer und Stakeholder vertrauenswürdiger und attraktiver
  • Mitarbeiter fühlen sich sicher und zögern nicht, Bedenken und Beschwerden zu äußern
  • Durch mehr Hinweise wird Verbesserungspotenzial aufgedeckt
  • Unternehmen können aktiv auf Missstände reagieren und ihre Prozesse optimieren
  • Sie vermeiden einen schlechten Ruf und Bußgelder
  • Sie werden dazu verleitet, mit präventiven Maßnahmen Verstöße, Missstände und Fehlverhalten gar nicht erst entstehen zu lassen

Wenn Ihr Unternehmen über 250 Mitarbeiter zählt, sollten Sie schnellstmöglich handeln, um schon jetzt auf das bald in Kraft tretende Hinweisgeberschutzgesetz gut vorbereitet zu sein. Für Unternehmen ab 50 Mitarbeitern wird die Einhaltung des Hinweisgeberschutzgesetzes schon nächstes Jahr verpflichtend. Auch für kleinere Unternehmen lohnt sich daher schon jetzt die Implementierung eines Hinweisgebersystems.

Die Immerce Consulting entwickelt Ihr Hinweisgebersystem

Basierend auf der EU-Richtlinie zum Hinweisgeberschutz und dem Gesetzesentwurf der Bundesregierung bieten wir Ihnen alle Leistungen rund um das Hinweisgeberschutzgesetz:

✓ Unterstützung bei der Entwicklung eines Hinweisgeberverfahrens

✓ Erarbeitung von Richtlinien zum Melde- und Verarbeitungsprozess

✓ Optimierung eines bestehenden Hinweisgebersystems

✓ Entgegennahme von Hinweisen

✓ Beratung rund um das Verfahren und Folgemaßnahmen

Unser Leistungspaket ist individuell auf die Systeme und Prozesse in Ihrem Unternehmen abgestimmt. So bieten Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit auf die sorgenfreie Meldung etwaiger

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