Unser Hinweisgebersystem für IHRE INTERNE MELDESTELLE

Ein Hinweisgebersystem ist eine interne Meldestelle innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation, die es Mitarbeitern ermöglicht, anonym eine Meldung über beobachtete oder vermutete Missstände und Gesetzesverstöße abzugeben. Dadurch sollen Mitarbeiter zu einer Meldung ermutigt und Vorfälle schneller geklärt werden.

Für Unternehmen ab 250 Mitarbeitern ist ein Hinweisgebersystem drei Monate nach Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes (vermutlich im 1. Quartal 2023) verpflichtend. Unternehmen zwischen 50 und 249 Mitarbeitern müssen ab 17. Dezember 2023 ein Hinweisgebersystem vorweisen können.

Jedes Hinweisgebersystem braucht auch einen Hinweisempfänger. Das sollte eine neutrale, externe Person sein, um Interessenkonflikte zu vermeiden.
Da die meisten Unternehmen sowieso zur Ernennung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet sind, ist der externe DSB der ideale Hinweisempfänger.

Der externe Datenschutzbeauftragte ist nicht nur objektiv, sondern bringt auch das Fachwissen mit, um ein gesetzes- und DSGVO-konformes Hinweisgebersystem einzurichten. Werden über das Hinweisgebersystem Datenschutzverstöße gemeldet, weiß der externe DSB als Meldestellenbeauftragter auch direkt, was zu tun ist. Als externer DSB Ihres Unternehmens kümmern wir uns auch um die Einrichtung eines Hinweisgebersystems.

Über das Hinweisgebersystem können Hinweisgeber anonym eine Meldung über Verstöße und Missstände im Unternehmen aufmerksam machen. Die Meldungen werden vom Hinweisempfänger verarbeitet.

1. AUFDECKUNG VON VERSTÖSSEN
Ein Mitarbeiter bemerkt Fehlverhalten und Missstände, die einen Verstoß gegen Richtlinien und Gesetze darstellen.

2. MELDUNG
Der Mitarbeiter meldet den Vorfall bei der unternehmensinternen Meldestelle und wird damit zum Whistleblower. Unser Hinweisgebersystem ermöglicht eine anonyme Meldung.

3. EINGANGSBESTÄTIGUNG
Der (anonyme) Hinweisgeber muss vom Hinweisempfänger innerhalb von sieben Tagen eine Eingangsbestätigung erhalten.

4. HINWEISVERARBEITUNG
Der Hinweisempfänger untersucht die Meldung, stellt eventuelle Rückfragen an den Hinweisgeber und informiert alle involvierten Personen im Unternehmen.

5. ENTSCHEIDUNG
Es folgt die Entscheidung über die Konsequenzen und Folgemaßnahmen. Die Situation kann je nach Verstoß und individueller Vereinbarung intern oder juristisch geklärt werden.

6. UPDATE
Der Hinweisgeber wird vom Hinweisempfänger über die Ergebnisse seiner Meldung informiert. Dies hat spätestens drei Monate nach dem Eingang der Meldung zu erfolgen.

Ein IT-gestütztes Hinweisgebersystem ist die beste Lösung für die Umsetzung der Hinweisgeberrichtlinie. Es bietet eine anonyme Meldung und DSGVO-konforme Datenverarbeitung und erfüllt damit am ehesten die Anforderungen der Hinweisgeberschutzrichtlinie.

Ein simples Briefkastensystem ermöglicht keine unbeobachtete und damit anonyme Meldung. Es bringt einen komplizierten Bearbeitungsprozess mit sich und macht die anonyme Kommunikation mit dem Hinweisgeber unmöglich. Eine Telefonhotline erfordert personellen Aufwand und ein Sprachassistent erschwert ebenfalls die Kommunikation und Datenspeicherung.

Ein IT-gestützter Meldekanal, der von einer neutralen Ombudsperson besetzt wird, ist daher die einzig sinnvolle Lösung für Ihr Unternehmen. Unsere digitale Meldestelle erfüllt alle Anforderungen an ein effektives und gesetzeskonformes Hinweisgebersystem.
Unser Hinweisgebersystem lässt sich gut mit Ihrem Datenschutzmanagementsystem oder Compliance-Management-System kombinieren.

Die Vorteile eines digitalen Hinweisgebersystems liegen auf der Hand:

• Für jeden jederzeit und von überall aus erreichbar
• Anonyme Meldung und vertrauliche Verarbeitung möglich
• Anonyme Kontaktaufnahme für Rückfragen möglich
• Einfache und zentrale Fallbearbeitung und Datenspeicherung
• Verschlüsselung personenbezogener Daten
• Möglichkeit zur einfachen statistischen Auswertung von Meldungen
• Nutzung in verschiedenen Sprachen möglich

All das macht unser IT-gestütztes Hinweisgebersystem zu einer bequemen, effektiven und datenschutzrechtlich besonders sicheren Option. Zudem ist es Hinweisgebern leicht zugänglich und senkt damit die Hürde für eine Meldung.

Die Whistleblower-Richtlinie dient dem Schutz von Whistleblowern vor Konsequenzen wie Diskriminierung, Kündigung, Repressalien und finanziellen Nachteilen.

Anstoß für das kommende Hinweisgeberchutzgesetz (HinSchG) ist die Whistleblower-Richtlinie der EU (EU-Direktive 2019/1937), die schon bis zum 17. Dezember 2021 in deutsches Recht hätte umgesetzt werden müssen. 2023 tritt die Hinweisgeberrichtlinie in Deutschland in Kraft und Unternehmen müssen schnell reagieren.

Ein Hinweisgebersystem ist zwar für viele mittelständische und große Unternehmen eine Pflicht, kann aber auch vor allem als Chance wahrgenommen werden.

Die Pflicht zur Einführung eines Hinweisgebersystems ermöglicht es Ihrem Unternehmen, sich durch die verstärkte Meldung von Regelverstößen und Fehlverhalten laufend zu verbessern und auf Probleme zu reagieren, ehe sie zu einem Skandal werden.

Ein Hinweisgebersystem fördert eine transparente und auf konstruktive Kritik ausgelegte Unternehmenskultur, die in jeder Branche gleichermaßen wichtig ist.

Die Vorteile eines Hinweisgebersystems im Überblick:

• Einhaltung der Hinweisgeberschutzrichtlinie
• Förderung von Transparenz und einer produktiven Feedbackkultur
• Höhere Attraktivität für Stakeholder, Businesspartner, Investoren und Kunden
• Frühzeitige Erkennung und Behebung von unternehmensinternen Problemen
• Vermeidung von Skandalen, Vertrauensverlust und Geld- oder Haftstrafen
• Motivation der Mitarbeiter zu Compliance mit Gesetzen und unternehmensinternen Richtlinien