EXTERNER DATENSCHUTZBEAUFTRAGTER FÜR IHR UNTERNEHMEN

Über den externen Datenschutzbeauftragten

Der externe Datenschutzbeauftragte ist eine vom Unternehmen ernannte Person, die für die Gewährleistung des betrieblichen Datenschutzes zuständig ist. Er beantwortet Fragen rund um das Thema Datenschutz, steht beratend zur Verfügung und gibt Schulungen zum korrekten Umgang mit Daten. Außerdem wird die technische und organisatorische Umsetzung des Datenschutzes im Unternehmen regelmäßig durch ihn kontrolliert und überprüft.

Wie der Name schon sagt, ist diese Person ein externer Dienstleister. Er ist also im Gegensatz zu einem internen Datenschutzbeauftragten kein Mitarbeiter des Unternehmens.

Im Wirtschaftslexikon wird der externe Datenschutzbeauftragte wie folgt beschrieben: „[Ein externer Datenschutzbeauftragter ist eine] Person, die die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorschriften zu überwachen hat.“

Wird diese Person von einem Unternehmen beauftragt, handelt es sich also um den rein betrieblichen Datenschutz. Die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten wird vielen Unternehmen von der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) vorgeschrieben.

Wann braucht ein Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten?

Die folgenden Fragen helfen Ihnen dabei herauszufinden, ob ein Datenschutzbeauftragter für Ihr Unternehmen notwendig ist:

• Verarbeiten in Ihrem Unternehmen mindestens 20 Personen personenbezogenen Daten auf andere Weise?
• Erfordert die automatisierte Verarbeitung eine Vorabkontrolle, sprich, muss erst geprüft werden, ob Risiken für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen bestehen?
• Verarbeiten Sie in Ihrem Unternehmen Daten, die ein Risiko für die Betroffenen darstellen, wie etwa die Rasse, ethnische Herkunft, politische Meinung oder Gesundheit?
• Ist die Erhebung und Nutzung von personenbezogenen Daten Teil Ihres Kerngeschäfts, wie bei der Markt- und Meinungsforschung oder beim klassischen Adresshandel?
• Dient die automatisierte Verarbeitung am Computer einer (anonymisierten) Übermittlung?

Sobald Sie mindestens eine dieser Fragen mit Ja beantwortet haben, sind Sie nach der Datenschutz-Grundverordnung dazu verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen.

Ob diese Person extern oder intern beauftragt wird, bleibt Ihnen überlassen. Bedenken Sie dabei, dass dieses Gebiet immer umfangreiches Know-how erfordert.

Falls Sie einer öffentlichen Einrichtung angehören, gibt es nur zwei ausschlaggebende Kriterien, die die Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten erfordern:

Um in die Pflicht zu kommen, reicht es hier bereits, wenn Sie personenbezogene Daten automatisiert bearbeiten oder mindestens 20 Personen mit diesen zu tun haben.

Sie möchten nicht länger zögern und Ihrer Pflicht nachkommen?

Vorteile eines externen Datenschutzbeauftragten

Theoretisch kann ein jeder Mitarbeiter eines Unternehmens mit den Tätigkeiten eines Datenschutzbeauftragten betraut werden.

Jedoch setzt die Arbeit eine ausführliche Schulung voraus, für die der Mitarbeiter von seiner eigentlichen Tätigkeit freigestellt werden müsste.

Hinzu kommt, dass der externe Datenschutzbeauftragte, im Gegenzug zum internen Datenschutzbeauftragten, keinen Kündigungsschutz genießt. Falls irgendeine Art von Komplikation auftreten sollte, kann der Vertrag einfach und schnell beendet werden.

Ein weiterer Punkt, der für den externen Datenschutzbeauftragten spricht, ist die erworbene Erfahrung und die damit einhergehenden praktischen Kenntnisse. Der Experte weiß, worauf Datenschutzaufsichtsbehörden bei Kontrollen Wert legen und kennt bereits eine große Bandbreite an Datenschutzlösungen für unterschiedlichste Unternehmensgrößen und Branchen. Er ist in der Lage Ihre Aufgaben gezielt umzusetzen, ohne sich vorher mühsam einarbeiten zu müssen.

Zusätzlich anzuführen ist der Vorteil, dass der externe Datenschutzbeauftragte keinem Interessenskonflikt unterliegt, da er nicht in dem Unternehmen arbeitet. Der Verdacht, er könnte den Datenschutz aufgrund betrieblicher Interessen vernachlässigen, fällt somit weg.

Unsere externen Datenschutzdienstleistungen

Dank unserer langjährigen Erfahrung und Expertise ist es uns erlaubt, für nahezu jede Art von Organisation unsere Dienstleistungen zur Verfügung zu stellen.

Unseren Service bieten wir für die folgenden Bereiche an:

Voraussetzungen für den externen Datenschutzbeauftragten

Wie schon erwähnt, kann ein externer Datenschutzbeauftragter logischerweise kein Mitarbeiter des Unternehmens sein.

Für die berufliche Qualifikation muss er über eine entsprechende Ausbildung sowie nötige Zertifizierungen verfügen. Zusätzlich wird das Fachwissen über die Tätigkeit vorausgesetzt.

Der Datenschutzbeauftragte muss sich in den Punkten Datenschutzrecht, vor allem in der Datenschutzgrundverordnung und im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie in der Datenschutzpraxis bestens auskennen und diese Gebiete beherrschen.

Es reicht also nicht aus, nur über die gesetzlichen Bestimmungen im Bilde zu sein und die erforderlichen Qualifikationen formal vorweisen zu können.

Diese müssen auch richtig umgesetzt werden, um die Tätigkeit mit allen Erfordernissen ausüben zu können.

Aufgaben eines externen Datenschutzbeauftragten

Der Datenschutzbeauftragte hat laut Art. 39 der DSGVO die Aufgabe, den Verantwortlichen, den Auftragsverarbeiter oder den Beschäftigten über deren gesetzliche Pflichten und Datenschutzvorschriften der Union beziehungsweise der Mitgliedsstaaten zu informieren.

Außerdem steht er den oben angeführten Personen beratend zur Seite und beantwortet alle Fragen rund um das Thema Datenschutz.

Er überwacht die Einhaltung der der Datenschutzvorschriften sowie die Maßnahmen des Auftragsverarbeiters oder des Verantwortlichen die den personenbezogenen Datenschutz gewährleisten sollen.

Er weist Zuständigkeiten zu sensibilisiert die Mitarbeiter für einen DSGVO-konformen Umgang mit personenbezogenen Daten.

Er arbeitet zudem mit der Aufsichtsbehörde zusammen und steht dieser als Ansprechpartner zur Verfügung.

Bestellen eines externen Datenschutzbeauftragten

Es reicht nicht, einen Datenschutzbeauftragten einfach nur zu beauftragen.

Die Bestellung gleicht einer offiziellen Ernennung. Mit dieser werden dem Dienstleister Rechte und Pflichten übertragen.

Damit alles seine Gültigkeit hat, müssen Formalitäten eingehalten werden. In diesem Fall ist dies die sogenannte Bestellungsurkunde, die von beiden Seiten unterschrieben werden muss.

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Verpflichtung eines Datenschutzbeauftragten