Ombudsperson: was ist das und welche Rolle nimmt sie ein?

Die Einrichtung einer internen Meldestelle bietet Unternehmen die Möglichkeit, Verstöße gegen Compliance oder Gesetze frühzeitig aufzudecken und zu behandeln.

Durch die Nutzung eines Hinweisgebersystems können Bußgelder und persönliche Konsequenzen vermieden werden. Eine Übertragung der internen Meldestelle auf einen Ombudsmann hat den Vorteil, dass dieser über Fachwissen und Erfahrung im Umgang mit sensiblen Daten verfügt.

Das Hinweisgebersystem dient als zentrale Anlaufstelle für Mitarbeiter, Geschäftspartner und Kunden, um Fehlverhalten zu melden und Missstände aufzudecken.

Bei Nichteinhaltung des Hinweisgeberschutzgesetzes drohen Sanktionen.

In diesem Artikel erklären wir Ihnen ausführlich, was Ombudspersonen sind und wie das Hinweisgeberschutzgesetz funktioniert.

Zudem liefern wir Ihnen eine Checkliste, die Sie als Unternehmer erfüllen sollten, um in Ihrem Unternehmen eine interne Meldestelle gesetzeskonform zu implementieren.

Das Gesetz zum Schutz der Hinweisgeber ist seit dem 3. Juli in Kraft. Es legt fest, dass sowohl Unternehmen, wie auch Behörden verpflichtet sind, interne Meldestellen einzurichten, an die Verstöße gemeldet werden können. Diese Regelung entspricht der Richtlinie zum Schutz von Informanten (RL (EU) 2019/1937).

Den Unternehmen ist freigestellt, ob sie eigene Mitarbeiter oder Dritte mit den Aufgaben einer internen Meldestelle betrauen. Die interne Meldestelle kann also auch „extern“ durch eine Ombudsperson betrieben werden.

Ombudspersonen sind unabhängige und vertrauensvolle Dienstleister, die Hinweise entgegennehmen. Sie stellen sicher, dass die Identität der meldenden Personen vertraulich behandelt wird.

Im Gegensatz zu den internen Meldekanälen ist es hier unproblematisch möglich, anonyme Meldungen abzugeben.

Nutzen Sie die Pflicht zur Einrichtung eines Meldesystems als Gelegenheit für Ihr Unternehmen. Richten Sie das System nicht nur minimal rechtskonform ein, sondern passen es optimal an die Bedürfnisse der Informanten mit Kenntnissen über relevante Verstöße an.

Bieten Sie potenziellen Hinweisgebern dafür benutzerfreundliche Kanäle und eine Umgebung an, der Sie vertrauen können. So profitieren Sie bestmöglich von den wichtigsten Vorteilen.

Sie vermeiden auf jeden Fall Bußgelder für die Nicht-Einrichtung und persönliche straf- oder haftungsrechtliche Konsequenzen.

Darüber hinaus erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass bisher unbekannte oder unbehandelte Missstände intern aufgedeckt werden.

Sie schaffen ein Frühwarnsystem, das die Kommunikation bezüglich Risiken verbessert und im besten Fall präventiv wirkt bzw. eine schnelle Reaktion ermöglicht.

Sie geben Hinweisgebern keinen Grund von ihrem Wahlrecht Gebrauch zu machen, eine externe Meldestelle zu nutzen und dadurch unerwartete behördliche Maßnahmen auszulösen. Diese könnten zudem auch Haftkosten, Geld-/Freiheitsstrafen, Sanktionierung durch Berufsrechte sowie Schaden des Rufes nach sich ziehen können.

Wie bereits erwähnt, können Sie auch Dritte zur Erfüllung der Aufgaben der internen Meldestelle beauftragen. Die Entgegennahme und Bearbeitung von Meldungen kann auf externe Dienstleister als Dritte (sogenannte Ombudspersonen) ausgelagert werden, sofern diese entsprechende Gewähr für die Wahrung der Unabhängigkeit und Vertraulichkeit des Datenschutzes und der Geheimhaltung bieten.

Für Konzerne besteht zudem die Möglichkeit die Aufgaben der internen Meldestelle auch auf (Tochter-)Konzernunternehmen als „Dritte“ im Sinne des HinSchG übertragen.

Es gibt mehrere Vorteile bei einer Übertragung auf einen Ombudsmann. Denn schließlich geht geht um sensible Daten und Themen, für deren Umgang viel Fachwissen und Erfahrung erforderlich ist.

Externe Dienstleister, die sich hauptsächlich mit Datenschutz, Geschäftsgeheimnissen und der Wahrung von Vertraulichkeit befassen, haben daher einen deutlichen Vorsprung an Wissen und Erfahrung in der ordnungsgemäßen und vertraulichen Handhabung von sensiblen Daten.

Zudem gibt es Fälle in denen Hinweisgeber sich unwohl fühlen, ihre Meldungen intern abzugeben und stattdessen lieber einen externen Dritten kontaktieren möchten. Durch die Übertragung der internen Meldestelle auf einen Dritten wird diesen Personen ermöglicht, ihre Meldungen durch die Ombudsperson bearbeiten zu lassen.

Auf diese Weise kann auch vermieden werden, dass diese Personen sich an externe, staatliche Meldestellen oder an die Öffentlichkeit wenden.

Die interne Meldestelle ist der wichtige Anlaufpunkt für Mitarbeiter, um Verstöße gegen Compliance oder Gesetze zu melden.

Es ist wichtig, vorab einige Überlegungen anzustellen, bevor man sich für ein Hinweisgeber- bzw. Whistleblower-System entscheidet:

1. Zu Beginn muss überprüft werden, ob die gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind und eine Bedarfsanalysedurchgeführt werden.
2. Auswahlkriterien sollten festgelegt werden.
   • soll die Meldestelle von Mitarbeitern betrieben werden?
   • sind genügend Ressourcen vorhanden?
   • welche Schulungen benötigen die Verantwortlichen?
   • ist eine Ombudsperson die bessere Alternative?
3. Welche Vorzüge bietet das System in Bezug auf:
   • Handhabung und Einführung
   • Wahrung der Anonymität und Vertraulichkeit
   • Überwachung und Optimierung
   • Dokumentation und Berichterstattung
   • Datenschutz

Falls es in der Firma einen Betriebsrat gibt, hat dieser gemäß §87 des Betriebsverfassungsgesetzes das Recht zur Mitbestimmung. Es empfiehlt sich daher, den Betriebsrat frühzeitig einzubeziehen und ihn bei der Erarbeitung des Kommunikationskonzeptes mit einzubeziehen.

Neben den Mitarbeitern und evtl. dem Betriebsrat müssen auch andere Personen oder Gruppen mit berechtigtem Interesse an Unternehmensprozessen ermittelt werden und in die Planung einbezogen werden.

Dazu können beispielsweise der Datenschutzverantwortliche, die IT-Abteilung und das Personalwesen gehören, da alle diese Bereiche zu bestimmten Zeitpunkten des Prozesses bei der Entwicklung und Implementierung des Hinweisgebersystems beteiligt sind.

1. Die Entscheidung ist getroffen:Sie haben bereits recherchiert und eine Auswahl getroffen, für welches Hinweisgebersystem Sie sich entschieden haben. Jetzt gilt es schnell zu handeln und den entsprechenden Service zu buchen.
2. Termin für den Start und der Zusammenarbeit. Um einen optimalen Start der Zusammenarbeit sicherzustellen sollten Sie sich vorab mit folgenden Informationen auseinandersetzen:
   • Welche internen oder externen Kontaktpersonen sind im Unternehmen für Compliance- Themen zuständig?
   • Wer ist die Ansprechperson für eingehende Meldungen?
   • Wie erfolgt die Kommunikation zwischen den Ombudspersonen und den Ansprechpartnern im Unternehmen? Gibt es bestimmte Kommunikationswege wie Software mit Zugangsberechtigungskonzept, persönliche Gespräche, telefonische Anrufe oder postalische Mitteilungen?
3. Vorstellung des Hinweisgebersystems und der Ombudsperson(en) Lassen Sie sich erklären wie das System mit den Meldekanälen funktioniert und wer für die Bearbeitung der Meldungen zuständig ist.
   • Präsentieren Sie das System dem Leitungsgremium.
   • Informieren bzw. stellen sie anhand von Konkreten Beispielen / Fallbeispielen sicher dass alle relevant Ansprechpartner / Abteilungen Bescheid wissen.
4. Falls ein Betriebsrat vorhanden ist - informieren und einbeziehen. Kontaktdaten der Ombudsperson(en) und des Anbieters des Meldesystems für Rückfragen bereitstellen
5. Schritt: Datenschutzfolgenabschätzung durchführen. Führen Sie gemeinsam mit dem internen oder externen Datenschutzbeauftragten eine Folgenabschätzung zum Thema Datenschutz durch.
6. Implementierung des Hinweisgebersystems.
7. Binden Sie das Qualitätsmanagement in die interne Kommunikation ein. Erstellen sie eine Kurzanleitung für das Hinweisgebersystem und die Ombudsperson(en), z.B. als PDF, zur Veröffentlichung im Intranet oder auf der Website oder als Aushang im Unternehmen

Ein Hinweisgebersystem fungiert als zentrale Anlaufstelle für Mitarbeitende, Geschäftspartner, sowie Kunden eines Unternehmens. Es ermöglicht ihnen, auf Fehlverhalten hinzuweisen. Dadurch kann das betroffene Unternehmen schnell auf Missstände reagieren, Reputationsschäden vermeiden und seine internen Abläufe verbessern.

Aufgrund der neuen gesetzlichen Vorgaben sind Hinweisgebersysteme aktuell wichtiger denn je. Die EU-Whistleblower-Richtlinie (Richtlinie (EU) 2019/1937 des europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden) hat das Ziel, Personen zu schützen, die Verstöße anzeigen.

Für Unternehmen bietet dies eine Gelegenheit ihre bestehenden Hinweisgebersysteme zu überprüfen und gezielt weiterzuentwickeln. Sofern noch kein System vorhanden ist, sollten Sie sich umgehend informieren und ein solches im Betrieb implementieren.

Mit einem Bußgeld in Höhe von bis zu 50.000 Euro kann belegt werden, wer eine Meldung oder die darauffolgende Kommunikation verhindert oder dies versucht, wer eine verbotene Repressalie ergreift oder wer vorsätzlich oder leichtfertig das Vertraulichkeitsgebot missachtet.

Wenn fahrlässig das Vertraulichkeitsgebot missachtet wird, droht ein Bußgeld von bis zu 10.000 Euro.

Für Unternehmen, die ihrer Pflicht zur Einführung und zum Betrieb einer internen Meldestelle nicht nachkommen, droht eine Geldbuße in Höhe bis zu 20.000 Euro.

Angesichts des Umstands, dass das Gesetz bereits am 2. Juli in Kraft getreten ist und ab dem 17. Dezember 2023 auch für Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern gilt, muss der Zeitplan straff gehalten werden.