Datenschutz für Rechtsanwälte

Die Sicherheit der personenbezogenen Daten von Klienten muss während des gesamten Mandats und darüber hinaus sichergestellt werden. Hinzu kommt bei Anwaltskanzleien die Verschwiegenheitspflicht gemäß § 43a Abs. 2 Bundesrechtsanwaltsordnung (BRAO), die in Konflikt zum in der DSGVO festgehaltenen Auskunftsrecht steht. Ein Rechtsanwalt muss also der Verpflichtung zur Einhaltung des Auskunftsrechts nachkommen, ohne seine Verschwiegenheitspflicht zu verletzen. Ein Balanceakt mit vielen rechtlichen Fallstricken.

• Verarbeitung, Speicherung und Löschung von Klientendaten
• Datenschutzerklärung auf der Website
• Weitergabe der Klientendaten an Dritte
• Auskunftsrecht der Patienten
• Verschwiegenheitspflicht des Rechtsanwalts

Im Berufsalltag in der Anwaltskanzlei sind schnell Fehler passiert, die als Datenschutzverstoß gewertet werden:

• Personenbezogene und sensible Daten sind auf dem Bildschirm oder in Form von analogen Dokumenten auf dem Schreibtisch eines Mitarbeiters sichtbar
• Ein Mitarbeiter unterhält sich mit einem nicht involvierten Kollegen über seinen Fall und gibt dabei sensible Informationen heraus
• Akten mit personenbezogenen Daten liegen offen herum und werden nicht sicher im Schrank eingeschlossen
• Eine E-Mail mit sensiblen Daten wird aus Versehen an den falschen Empfänger geschickt
• Personenbezogene Daten werden nicht sicher gespeichert und sind durch eine Datenschutzpanne gefährdet

Das sind nur einige Szenarien in einer Anwaltskanzlei, die einen Datenschutzverstoß bedeuten. Es liegt an Ihnen, als Rechtsanwalt den Schutz der personenbezogenen Daten Ihrer Klienten zu priorisieren und Ihre Mitarbeiter für eine DSGVO-konforme Datenverarbeitung zu sensibilisieren.

Als Rechtsanwalt dürfen Sie nur personenbezogene Daten erheben, die für die juristische Unterstützung Ihrer Klienten und die Klärung des Falls notwendig sind. Während des Mandats sammeln sich sensible Daten über den Fall des Klienten in Ihren Akten. Als Rechtsanwalt ist es Ihre Aufgabe, diese Akten mit sensiblen Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Das gilt sowohl für digital gespeicherte Dokumente als auch für analog in einem Aktenschrank aufbewahrte Daten. Macht die Bearbeitung des Falls eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte notwendig, darf das nur nach Einwilligung der betroffenen Person geschehen. Eine Weitergabe von Daten an Dritte ohne Einwilligung stellt eine Verletzung des Persönlichkeitsrechts dar. Zur Ihrer Verschwiegenheitspflicht als Rechtsanwalt gehört somit in erster Linie auch ein effektiver Datenschutz, schließlich sind rechtliche Konflikte ein besonders privates Thema.
Als Rechtsanwalt wird schnell deutlich, wie viel zeitlichen Aufwand und welche Fachkenntnisse die Umsetzung der DSGVO und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) erfordert und welche rechtlichen Konsequenzen Unachtsamkeit und damit verbundene Datenschutzverstöße mit sich führen.

Ein Datenschutzverstoß kann nicht nur ein hohes Bußgeld nach sich ziehen, sondern auch dem Ruf Ihrer Kanzlei schaden und das Vertrauen Ihrer Klienten erschüttern. Lassen Sie es nicht so weit kommen! Kümmern Sie sich schon vorab um die korrekte Umsetzung von DSGVO und BDSG in Ihrer Kanzlei.

Wenn Sie in Ihrer Kanzlei mehr als 20 Mitarbeiter beschäftigen, sind Sie zur Ernennung eines Datenschutzbeauftragen (DSB) verpflichtet. Diese Pflicht besteht gemäß Art. 37 Abs. 1 DSGVO ebenfalls für Kanzleien, wenn die Kerntätigkeit die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO oder personenbezogener Daten bezüglich Straftaten gemäß Art. 10 DSGVO umfasst. Somit dürften alle Anwaltskanzleien zur Ernennung eines DSB verpflichtet sein.

Dabei haben Sie die Wahl, ob einer Ihrer Mitarbeiter zum internen Datenschutzbeauftragten werden soll oder ob Sie einen externen DSB beauftragen möchten.

Achtung: Der Inhaber der Kanzlei darf nicht als Datenschutzbeauftragter agieren!

Nur mit einem Datenschutzbeauftragten können Sie bei der Vielfalt an Auflagen von DSGVO und BDSG sicherstellen, dass die sensiblen personenbezogenen Daten Ihrer Klienten geschützt sind. Erfahren Sie, welche Vorteile die Beauftragung eines externen Datenschutzbeauftragten hat.

1. DSGVO-konforme Datenverarbeitung auf der Website und in der Kanzlei:

• Achten Sie auf eine DSGVO-konforme Umsetzung Ihrer Website mit einem vollständigen Impressum, einer Datenschutzerklärung und Cookie-Hinweisen
• Praktizieren Sie eine transparente Datenerhebung, um Ihrer Informationspflicht gemäß Art. 12 DSGVO nachkommen zu können
• Erstellen Sie ein Verarbeitungsverzeichnis, in dem jeder Schritt zur Verarbeitung personenbezogener Daten dokumentiert wird. Diese Dokumentation ist notwendig, damit Sie Ihrer Rechenschaftspflicht gemäß 5 Abs. 2 DSGVO nachkommen können.
• Legen Sie umfangreiche Maßnahmen und Richtlinien zum DSGVO-konformen Umgang mit personenbezogenen Daten schriftlich fest.
• Achten Sie auch auf den Datenschutz in der Kanzlei: Akten sollten sicher verwahrt und vor einem Zugriff durch Unbefugte geschützt werden.
• Entwickeln Sie ein Datenschutzmanagementsystem, mit dem Sie die alle Aktivitäten zur Datenverarbeitung dokumentieren, verwalten und jederzeit abrufen können.
• Schließen Sie gemäß 28 DSGVO einen Auftragsverarbeitungsvertrag ab, wenn Sie weitere Dienstleister mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beauftragen.
• Verwenden Sie zur Datenerhebung und Datenspeicherung keine US-amerikanischen Dienste, da diese mit Anforderungen der DSGVO nicht mithalten können

2. Datenschutzschulungen und Richtlinien für Ihre Mitarbeiter:

• Stellen Sie den Mitarbeitern in Ihrer Kanzlei die geltenden Richtlinien und durchzuführenden Maßnahmen zur DSGVO-konformen Datenverarbeitung zur Verfügung, sodass sie jederzeit darauf zugreifen können.
• Lassen Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig an einer Datenschutzschulung teilnehmen, um sie für das Thema Datenschutz zu sensibilisieren.

3. Aufdeckung von Datenschutzverstößen und Notfallplan:

• Entwickeln Sie einen Notfallplan für den Fall, dass es zu einem Datenschutzverstoß oder einer Datenschutzpanne in Ihrer Kanzlei kommt oder Sie eine Datenschutzanzeige
• Legen Sie Schritte zur Meldung und Untersuchung des Vorfalls sowie Maßnahmen zur Schadensbegrenzung
• Erstellen Sie eine Datenschutz-Folgenabschätzung. Darin halten Sie fest, welche Folgen verschiedene Szenarien eines Datenschutzverstoßes oder einer Datenpanne für die Rechte und Freiheiten Betroffener hätten und leiten Sie daraus entsprechend Maßnahmen zur Prävention und Schadensbegrenzung ab.
• Richten Sie in Ihrer Kanzlei eine interne Meldestelle zum Hinweisgeberschutz ein, bei der Mitarbeiter anonym einen vermuteten oder tatsächlichen Datenschutzverstoß melden können.

Als Rechtsanwalt sind Sie vielbeschäftigt und müssen für Ihre Klienten da sein. Daher sollten Sie Ihre kostbaren personellen Ressourcen in der Kanzlei nicht für die Weiterbildung eines internen Mitarbeiters zum Datenschutzbeauftragten verwenden. Mit der Ernennung eines externen Datenschutzbeauftragten holen Sie sich einen Experten an Ihre Seite, der den DSGVO-konformen Datenschutz in Ihrer Anwaltskanzlei sicherstellt.

Als zertifizierter Datenschutzberater unterstützen wir Sie bei der Implementierung von Datenschutzmaßnahmen und übernehmen wichtige Tätigkeiten wie die Entwicklung eines Datenschutzmanagementsystems und die Erstellung einer Datenschutz-Folgenabschätzung. Wir bringen die notwendige Expertise mit und kümmern uns um den Datenschutz in Ihrem Unternehmen, während Sie sich auf Ihr Kerngeschäft und andere rechtliche Themen konzentrieren können.