Datenschutz für Steuerberater

Die Umsetzung der DSGVO ist für jede Branche relevant. In Steuerkanzleien werden besonders viele personenbezogene Daten verarbeitet, die geschützt werden müssen. Gerade als Steuerberater können Sie es sich nicht leisten, gegen Datenschutzgesetze zu verstoßen und so das Vertrauen Ihrer Klienten zu verlieren. Wenn Sie die Vorgaben der DSGVO nicht einhalten, riskieren Sie neben einer Rufschädigung auch Bußgelder. Die Umsetzung der DSGVO ist jedoch eine zeitintensive und komplexe Aufgabe, die viel Fachwissen erfordert. 

Als Steuerberater sind Sie vielbeschäftigt und müssen für Ihre Klienten da sein. Verschwenden Sie Ihre kostbaren personellen Ressourcen in der Kanzlei nicht für die Weiterbildung eines internen Mitarbeiters zum Datenschutzbeauftragten verschwenden. Wir unterstützen Sie bei allen Fragen rund um Datenschutz und DSGVO. 

Mit der Ernennung eines externen Datenschutzbeauftragten holen Sie sich einen Experten an Ihre Seite, der den DSGVO-konformen Datenschutz in Ihrer Steuerkanzlei sicherstellt.

Als zertifizierter Datenschutzberater unterstützen wir Sie bei der Implementierung von Datenschutzmaßnahmen. Wir übernehmen wichtige Tätigkeiten wie die Erstellung einer Datenschutz-Folgenabschätzung und die Entwicklung eines Datenschutzmanagementsystems. Sie können sich auf Steuergesetze und den besten Service für Ihre Klienten fokussieren, während wir uns um den Datenschutz kümmern. 

Um die DSGVO-Compliance in Ihrer Kanzlei jederzeit sicherzustellen, bieten wir auch Schulungen für Sie und Ihr Team an. 

Die Immerce Consulting GmbH bietet ein monatliches Festpreis-Angebot für die Umsetzung der DSGVO in Ihrem Unternehmen und der Stellung als externe Datenschutzbeauftragte ans

Wenn Sie in Ihrer Kanzlei mehr als 20 Mitarbeiter beschäftigen, sind Sie nach § 38 BDSG zur Ernennung eines Datenschutzbeauftragen (DSB) verpflichtet. Dabei haben Sie die Wahl, ob Sie einen Ihrer Mitarbeiter zum internen Datenschutzbeauftragten ernennen oder einen externen DSB beauftragen möchten. 

Achtung: Als Kanzleiinhaber dürfen Sie nicht gleichzeitig Datenschutzbeauftragter sein!

Aber auch dann, wenn Sie gesetzlich nicht zur Ernennung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet sind, sollten Sie die Umsetzung der Datenschutzgesetze nicht alleine stemmen. Nur mit einem Datenschutzbeauftragten können Sie die Compliance mit DSGVO und BDSG und den Schutz der sensiblen personenbezogenen Daten Ihrer Klienten sicherstellen. Entdecken Sie, welche Vorteile die Beauftragung eines externen Datenschutzbeauftragten hat.

Datenschutz ist insbesondere in der Steuerberatung wichtig. Als Steuerkanzlei haben Sie Zugang zu vielen sensiblen Daten Ihrer Klienten, darunter personenbezogene und finanzielle Daten: 

• Name und Anschrift
• Sozialversicherungsnummer
• Geburtsdatum
• Gehalts- und Einkommensdaten
• Bankverbindungen
• Steuernummern
• Vermögenswerte und Schulden

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass diese Informationen über Ihre Klienten sicher und geschützt sind. Auch Geschäftsdaten wie Vertrag- und Rechnungsdaten müssen geschützt werden. Verstößt Ihre Steuerkanzlei gegen die Bestimmungen der DSGVO und des BDSG, riskieren Sie hohe Geldstrafen und Reputationsverluste.

Im Berufsalltag in der Steuerkanzlei sind schnell Fehler passiert, die als Datenschutzverstoß gewertet werden:

• Personenbezogene und sensible Daten sind auf dem Schreibtisch oder auf dem Bildschirm eines Mitarbeiters für Kollegen und andere unbefugte Dritte sichtbar
• Ein Mitarbeiter unterhält sich mit einem Kollegen über seinen Klienten und gibt dabei unrechtmäßig sensible Informationen weiter
• Akten mit personenbezogenen Daten werden nicht abgeschlossen, sondern sind für jeden in der Kanzlei frei zugänglich
• Personenbezogene Daten werden nicht sicher gespeichert und die IT-Systeme sind anfällig für Datenschutzpannen
• Eine E-Mail mit sensiblen Daten wird versehentlich an den falschen Empfänger geschickt 

Das sind nur einige mögliche Szenarien für Datenschutzverstöße in einer Steuerkanzlei. Es liegt an Ihnen, als vertrauenswürdiger Steuerberater den Schutz der personenbezogenen Daten Ihrer Klienten zur Priorität zu machen und Ihre Mitarbeiter für eine DSGVO-konforme Datenverarbeitung bei der Arbeit zu sensibilisieren. 

1. Entwerfen Sie ein Datenschutzkonzept
   Im Datenschutzkonzept bzw. im Datenschutzmanagement-System ist festgehalten, wie und von wem personenbezogene Daten erhoben, gespeichert, verarbeitet und gelöscht werden. Die fristgerechte Löschung bzw. Vernichtung von Daten wird explizit in einem Löschkonzept geplant. 
2. Erstellen Sie Sicherheitsrichtlinien
   Neben einer Datenschutzrichtlinie sollten Sie auch Sicherheitsrichtlinien festlegen, die beschreiben, wie Sie die Daten Ihrer Klienten schützen. Dazu können Maßnahmen wie Verschlüsselung von Daten und Zugriffsbeschränkungen gehören. Erstellen Sie eine Datenschutz-Folgenabschätzung, um Risiken von Datenschutzverletzungen abschätzen und im Falle von Datenpannen angemessen reagieren zu können. 
3. Erstellen Sie eine Datenschutzerklärung
   In der Datenschutzrichtlinie ist festgehalten, wie Ihre Steuerkanzlei personenbezogene Daten erhebt, verarbeitet und schützt. Die Richtlinie sollte auch beinhalten, wie Kunden ihre Daten einsehen, korrigieren oder eine Löschung anfordern können. Ihre Datenschutzrichtlinie sollte einfach und leicht verständlich sein, damit Ihre Klienten sie problemlos verstehen können.
4. Machen Sie Ihre Website DSGVO-konform
   Viele Klienten informieren sich heutzutage online über die Dienste von Steuerberatern. Auch Ihre Website muss DSGVO-konform sein. Kümmern Sie sich um die Einbindung der Datenschutzerklärung und bauen Sie Cookie-Hinweise ein, um Besucher über Ihre Rechte zu informieren. 
5. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter
   Um die DSGVO-Compliance Ihrer Steuerkanzlei im Arbeitsalltag sicherzustellen, ist es wichtig, dass Ihre Mitarbeiter diesbezüglich gut geschult sind. Sie sollten wissen, wie sie mit sensiblen Daten umgehen müssen und welche Maßnahmen sie ergreifen müssen, um den Datenschutz zu gewährleisten. Organisieren Sie regelmäßige Schulungen, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter immer auf dem neuesten Stand sind.
6. Implementieren Sie Sicherheitsmaßnahmen
   Neben der Schulung Ihrer Mitarbeiter müssen Sie auch technische Maßnahmen ergreifen, um die Sicherheit von Daten zu gewährleisten. Dazu können der Einsatz von Firewalls, Antivirensoftware, die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung von Daten und regelmäßige Backups gehören. Stellen Sie sicher, dass alle Ihre Systeme auf dem neuesten Stand sind und regelmäßig gewartet werden. Organisieren Sie verschließbare Aktenschränke, falls Sie Daten auch analog lagern. Legen Sie Regeln fest, wie Ihre Mitarbeiter im Büro mit digitalen und analogen Dokumenten arbeiten müssen, damit Dritte sie nicht einsehen können. 
7. Erstellen Sie eine Datenschutz-Folgenabschätzung
   In der Datenschutz-Folgenabschätzung werden die Folgen möglicher Datenpannen und Datenschutzverstöße festgehalten. So können Sie Risiken besser einschätzen und einen Notfallplan entwickeln, um auf die Gefährdung personenbezogener Daten angemessen reagieren zu können. 
8. Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung
   Es ist wichtig, dass Sie regelmäßig Ihre Datenschutz- und Sicherheitsmaßnahmen überprüfen und bei Bedarf aktualisieren. So stellen Sie sicher, dass sie immer auf dem neuesten Stand sind. Prüfen Sie regelmäßig, ob Ihre Systeme und Prozesse noch sicher und die Anforderungen der DSGVO und des BDSG erfüllen.