Transparenz und Integrität: Die Ziele der Hinweisgeberrichtlinie
Die Richtlinie hat zum Ziel, dass Unternehmen zusätzliche Pflichten im Bereich Compliance erfüllen müssen. Konkret sollen sie Mechanismen einführen, die es Mitarbeitern und externen Personen ermöglichen, vermeintliche oder tatsächliche Missstände anonym zu melden (auch bekannt als internes Hinweisgebersystem).
Dadurch soll das Management des Unternehmens über diese Missstände informiert werden und angemessen darauf reagieren können. Es liegt in der Verantwortung des nationalen Gesetzgebers, die Richtlinie bis zum 17. Dezember 2021 umzusetzen.
Dabei sind keine Maßnahmen geplant, welche die betroffenen Unternehmen begünstigen würden.
Die gesetzliche Regelung zur Verbesserung des Schutzes von Personen, die auf Missstände hinweisen, und zur Umsetzung der EU-Richtlinie zum Schutz von Whistleblowern soll den bisher unzureichenden Schutz dieser Personen erweitern und die Richtlinie (EU) 2019/1937 in nationales Recht umgesetzt werden.
Wer ist von der Hinweisgeberrichtlinie bzw. Whistleblower-Richtlinie betroffen?
Die Hinweisgeberrichtlinie zur Meldung von Verstößen gilt für folgende Gruppen:
- Firmen, die mindestens 50 Angestellte beschäftigen oder,
- Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mindestens 10 Millionen Euro.
- Darüber hinaus sind Finanzdienstleistungsunternehmen verpflichtet, unabhängig von der Anzahl ihrer Mitarbeiter interne Systeme einzurichten, um Hinweise auf mögliche Vergehen zu erfassen.
Zusätzlich bietet die EU-Hinweisgeberrichtlinie schon jetzt umfassenden Schutz für Angestellte.
Sie haben das Recht, sowohl interne als auch externe Stellen (wie Behörden) über Missstände zu informieren, ohne arbeitsrechtliche Strafen befürchten zu müssen. Dies gilt besonders dann, wenn es kein internes System für Hinweisgeber gibt.
Welche Fristen gelten bei der Hinweisgeberrichtlinie für Unternehmen?
- Unternehmen, die mindestens 250 Mitarbeitende haben, sind seit dem 02. Juli 2023 dazu verpflichtet, eine interne Meldestelle einzurichten gemäß des HinSchG.
- In Unternehmen, die mindestens 50 Mitarbeiter haben, aber weniger als 250 Beschäftigte zählen, müssen ab dem 17. Dezember 2023 eine interne Meldestelle eingerichtet werden. Es sollte beachtet werden, dass es hierbei keine Karenzzeit gibt - ab dem genannten Datum muss die interne Meldestelle vorhanden sein; andernfalls besteht die Möglichkeit einer Geldstrafe.
- Mit dem Inkrafttreten des Gesetzes am 02. Juli 2023 treten die übrigen Bestimmungen der Hinweisgeberrichtlinie in Kraft. Zu diesem Zeitpunkt wird auch das Bundesamt für Justiz seine externe Meldestelle eröffnen und ihre Tätigkeit aufnehmen.
Gemäß § 40 der Hinweisgeberrichtlinie wird das Versäumnis der Einrichtung einer Meldestelle trotz entsprechender Verpflichtung als Ordnungswidrigkeit betrachtet, die mit einer Geldstrafe von bis zu 20.000 Euro geahndet werden kann.
Diese Bestimmung zur Geldstrafe findet jedoch erst ab dem 01. Dezember 2023 Anwendung, gemäß dem HinSchG. Daher besteht zwar bereits ab dem 2. Juli die Pflicht zur Einrichtung einer internen Meldestelle - Konsequenzen bei Nichtbefolgung treten jedoch erst im Dezember 2023 auf.
Hinweisgeberrichtlinie: Verstöße, die Mitarbeiter melden können
Im § 2 der Hinweisgeberrichtlinie ist eine abschließende Aufzählung der Sachverhalte enthalten, die Gegenstand einer Meldung sein können. Ein Whistleblower hat also die Möglichkeit, folgende Dinge zu melden:
- Straftaten
- Ordnungswidrigkeiten, sofern es um den Schutz von Leben, Körper oder Gesundheit geht oder um den Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungen
- bestimmte weitere gesetzliche Bestimmungen auf Bundes-, Landes- oder EU-Ebene, welche im § 2 HinSchG einzeln genannt werden und unter anderem Folgendes beinhalten:
- Vorschriften zur Bekämpfung von Geldwäsche
- Anforderungen an Produktsicherheit
- Vorgaben zum Umweltschutz
- Datenschutz
Herausforderungen der Hinweisgeberrichtlinie: was Unternehmen erwartet
Das Vorgehen in Bezug auf interne Berichte wird präzise im Paragraphen 17 der Hinweisgeberrichtlinie festgelegt.
Die interne Meldestelle,
- bestätigt den Erhalt einer Mitteilung spätestens innerhalb von sieben Tagen,
- überprüft, ob der gemeldete Verstoß unter das Anwendungsfeld des HinSchG fällt,
- hält mit dem/diejenigen Kontakt, der/die den Hinweis gegeben hat,
- untersucht die Glaubwürdigkeit der erhaltenen Information gründlich nach und bittet bei Bedarf um weitere Informationen von dem/der Hinweisgeber/in.
- Es werden angemessene Maßnahmen ergriffen und innerhalb von drei Monaten wird dem/der Hinweisgeber/in Rückmeldung über geplante oder bereits getroffene Folgemaßnahmen sowie deren Gründe gegeben.
- Diese Rückmeldung darf jedoch nicht dazu führen, dass die Untersuchungen oder beteiligte Personen beeinträchtigt werden.
Umsetzung der Hinweisgeberrichtlinie: erforderliche Maßnahmen
Um sicherzustellen, dass der Schutz von Personen, die Informationen weitergeben möchten, gewährleistet ist und um die Hinweisgeberrichtlinie zum Schutz von Informanten effektiv umzusetzen, müssen Unternehmen und andere Organisationen spezifische Anforderungen erfüllen.
Es ist erforderlich, dass Sie:
- eine Hinweisgebersystem einrichten, um die Vertraulichkeit und Anonymität der Personen zu gewährleisten, die Hinweise geben möchten.
- einen unkomplizierten Zugang ermöglichen, sodass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Lieferanten, Dienstleister und Geschäftspartner ihre Meldungen problemlos einreichen können.
- bestimmte Stellen oder Personen benennen, die diese Meldungen empfangen und bearbeiten sowie Informationen über den Ablauf des Verfahrens und mögliche Voraussetzungen zur Verfügung stellen.
- geeignete Maßnahmen ergreifen müssen, um sowohl Bearbeitungs- als auch Dokumentationspflichten zu erfüllen. Darüber hinaus sollten Hinweisgebende regelmäßig über den Fortschritt ihrer Meldung informiert werden.
- Berichtsprozesse etablieren müssen, um gesetzliche Meldepflichten gegenüber zuständigen Behörden zu erfüllen.
- ein effektives Schutzsystem bieten sollten. Dies beinhaltet insbesondere das Unterbinden von Entlassungen, Degradierungen oder anderen Formen von Vergeltungsmaßnahmen.
Wer ist für die Umsetzung der Hinweisgeberrichtlinie zuständig?
Die Implementierung eines Hinweisgebersystems für Hinweisgeber kann, abhängig von der Art und Größe des Unternehmens oder der Organisation, ein umfangreiches Vorhaben sein und erfordert eine klare Zuweisung der Verantwortlichkeiten.
Aus diesem Grund sollte man geeignete Personen auswählen, die sich um den Empfang und die Nachverfolgung der gemeldeten Informationen kümmern.
Welche Meldekanäle sind hinsichtlich der Hinweisgeberrichtlinie konform?
Um die Hinweisgeberrichtlinie in Übereinstimmung mit dem Gesetz umzusetzen, müssen Unternehmen und andere Organisationen ein System einführen.
Dieses System ermöglicht es den Menschen, Meldungen entweder schriftlich über ein Online-System abzugeben oder per Brief oder mündlich telefonisch bzw. über einen Anrufbeantworter zu kommunizieren.
Es ist unbedingt erforderlich, die Identität derjenigen, die Hinweise geben und von denen betroffen sind, jederzeit und ohne Ausnahme zu schützen - ganz gleich welchen Kommunikationsweg sie gewählt haben.
Die Meldekanäle müssen so konzipiert, eingerichtet und betrieben werden, dass die Identität der Hinweisgebenden vertraulich bleibt. Der Schutz von Hinweisgebenden steht im Mittelpunkt der Richtlinies
Vor- und Nachteile der verschiedenen Hinweisgebersysteme
- Der traditionelle Briefkasten hat den Vorteil, dass er einfach einzurichten ist. Allerdings müssen Absender darauf achten, dass sie ihren Brief anonym einwerfen können. Außerdem kann es vorkommen, dass der Zugang zu bestimmten Zeiten nicht möglich ist und es keine Option gibt, Kontakt aufzunehmen.
- eine kostengünstige Möglichkeit besteht darin, ein E-Mail-Postfach einzurichten. Dadurch können Hinweisgeber auf einfache Weise in einen Dialog treten. Es gibt jedoch Herausforderungen bei der Verwaltung gemäß den Bestimmungen der DSGVO, da Daten gelöscht werden müssen, wenn sie nicht mehr relevant sind. Zudem ist es nicht möglich, die Anonymität der Hinweisgeber oder eine sichere Übertragung von Dokumenten zu gewährleisten.
- die Nutzung einer Telefon-Hotline birgt ähnliche Vorzüge und Schwierigkeiten wie die Kommunikation per E-Mail. Auch hier kann keine Anonymität für diejenigen gewährleistet werden, die Hinweise geben möchten. Eine Hotline ist nicht rund um die Uhr verfügbar und es besteht ebenfalls keine Option, Dokumente sicher zu übermitteln.
- Ein digitales Hinweisgebersystem garantiert die Bewahrung der vollständigen Anonymität von Personen, die Hinweise geben möchten, und ermöglicht eine sichere Übermittlung von Unterlagen. Dadurch werden alle relevanten Datenschutzbestimmungen erfüllt und im Falle einer Durchsuchung oder behördlichen Sicherstellung werden alle eingegangenen Meldungen an einem zentralen Ort sicher aufbewahrt und dokumentiert. Es ist besonders wichtig, dass den Nutzern des Systems vertraut wird.
Mit wie vielen Meldungen sind nach Einführung der Hinweisgeberrichtlinie für Unternehmen zu rechnen?
Die Anzahl der Meldungen hängt in erster Linie von der Größe des Unternehmens ab und davon, wie gut das Hinweisgebersystem durch interne Kommunikationsmaßnahmen bekannt gemacht wird.
Laut dem Whistleblowing Report 2019 haben mehr als die Hälfte der Unternehmen im Jahr 2018 mindestens eine Meldung erhalten.
Bei Unternehmen mit über 250 Mitarbeitern lag der Durchschnitt bei 65 Meldungen pro Jahr, während es bei Unternehmen mit 20 bis 249 Mitarbeitern nur durchschnittlich zu 16 Meldungen kam.
Sanktionen bei Verstoß gegen die EU-Hinweisgeberrichtlinie - mit was müssen Unternehmen rechnen?
Die Hinweisgeberrichtlinie verlangt von Unternehmen, dass sie interne Kanäle einrichten, über die Compliance-Verstöße gemeldet werden können.
Diese Verpflichtung gilt laut dem Gesetz zum Schutz von Hinweisgebern für private Unternehmen mit mindestens 50 Mitarbeitern, Kommunen mit mehr als 10.000 Einwohnern und alle privaten Unternehmen in den Bereichen Finanzdienstleistungen, Finanzprodukte und Finanzmärkte.
Unternehmen, die mehr als 49 Mitarbeiter haben und keine interne Meldemöglichkeit einrichten oder betreiben, müssen mit einer Geldstrafe von bis zu 20.000 Euro rechnen.
Falls jemand die Weitergabe von Informationen behindert oder gegenüber den Hinweisgebern Repressalien anwendet und dabei das Vertraulichkeitsprinzip nicht beachtet, kann eine Geldbuße von bis zu 50.000 Euro verhängt werden.
In solchen Fällen hat der Hinweisgeber jedoch das Recht, seine Informationen straffrei öffentlich bekanntzugeben, ohne negative Konsequenzen befürchten zu müssen.
Dies kann entweder durch Pressemitteilungen oder über soziale Medien sowie andere Formen öffentlicher Kommunikation geschehen.
Hinweisgeberrichtlinie: Worauf sollten Sie bei der Einführung achten?
Für viele Mitarbeiter ist Compliance ein fremdes Thema. Deshalb sollten Sie darauf achten, die richtige Botschaft zu vermitteln, damit das eingeführte Hinweisgebersystem wirklich genutzt wird.
Wir legen Wert auf klare und einfache Beispiele, um Ihren Mitarbeitern deutlich zu machen, dass es bei der Einführung des Systems darum geht, das Unternehmen und die Unternehmenskultur zu schützen und dass Whistleblower keine negativen Konsequenzen befürchten müssen.
Die EU-Richtlinie für Hinweisgeber gilt für viele Unternehmen in verschiedenen Bereichen und bringt oft wichtige Veränderungen im Prozess mit sich. Nutzen Sie die Tipps in diesem Beitrag, um die Hinweisgeberrichtlinie erfolgreich umzusetzen.
Anforderungen an Meldestellenbeauftragten
Die grundlegende Anforderung an Ihre Meldestellenbeauftragten ist die erforderliche Fachkompetenz, wie in §15 Absatz 2 HinSchG festgelegt. Diese setzt sich aus verschiedenen Kriterien zusammen, die erfüllt sein müssen, um die notwendige Fachkunde zu gewährleisten.
Zuallererst sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich der Funktion, Zuständigkeiten und der Bedeutung der Unabhängigkeit des Meldesystems bewusst sind.
Dadurch wird das Fundament für die Qualifikation der Mitarbeitenden in den Meldestellen gelegt. Eine weitere wichtige Voraussetzung ist das Gebot zur Vertraulichkeit. Alle Meldestellenbeauftragten müssen dieses einhalten, um die Integrität Ihrer internen Meldemöglichkeit zu gewährleisten.
Zusätzlich dazu sollten Ihre Mitarbeiter die nachfolgenden Aufgaben erfüllen, um den Anforderungen der fachlichen Kompetenz gerecht zu werden:
- die Meldung eines Verstoßes unverzüglich nach Erhalt der Mitteilung überprüfen,
- das Meldeverfahren durchführen: Bestätigung des Eingangs, Kommunikation mit dem Hinweisgeber, Rückmeldung und Abschluss,
- die Aufbewahrungs- und Löschfristen einhalten,
- Interessenkonflikte verhindern,
- die Unabhängigkeit bewahren,
- Vertraulichkeit und Anonymität sicherstellen.
- Folgeaktionen ergreifen
Es spielt daher keine Rolle, ob Sie ausschließlich Juristen damit beauftragen, Meldungen zu bearbeiten, da eine gründliche Kenntnis des Rechts nicht zu den Anforderungen an Ihre Beauftragten für Meldungen gehört.
Es ist jedoch nicht genug, einfach nur über das erforderliche Fachwissen zu verfügen. Sie müssen sicherstellen, dass Nachweise für dieses Fachwissen vorhanden sind. Qualifizierte Weiterbildungen oder Schulungen können als solcher Nachweis dienen und sollten auf jeden Fall von Ihrer Personalabteilung archiviert werden.
Meldestellenbeauftragter: Unabhängigkeit als Grundvoraussetzung
Ein weiterer bedeutender Aspekt besteht darin, dass alle Personen, die an der Meldestelle tätig sind, fachlich unabhängig sein müssen.
Das heißt, Ihre Beauftragten für die Meldestellen müssen in vollem Umfang frei von Anweisungen handeln können, wenn es um ihre Aufgaben im Zusammenhang mit den Meldungen geht.
Konkret gesagt sollen Ihre Mitarbeiter bei der Entgegennahme und Bearbeitung der Meldungen eigenständig handeln können. Dadurch soll verhindert werden, dass Interessenkonflikte und Voreingenommenheit hinsichtlich gemeldeter Verstöße entstehen.
Diese Forderung nach Unabhängigkeit und Vertraulichkeit gilt nicht nur für die Beauftragten Ihrer Meldestellen sondern auch für alle anderen Personen, die während des Bearbeitungsprozesses in den Fall involviert werden.
Die Rolle des Meldestellenbeauftragten: Interessenwahrung und Konfliktlösung
Im Prinzip haben alle Angestellten die Möglichkeit, neben ihrer Arbeit in der Meldestelle noch weitere Aufgaben zu übernehmen. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass keine Interessenkonflikte zwischen den verschiedenen Tätigkeiten entstehen dürfen.
Es ist besonders wichtig, die folgenden Punkte zu berücksichtigen:
- Sorgen Sie dafür, dass Aufgaben strikt nach Rollen getrennt vergeben werden.
- Mitarbeiter im operativen Bereich sind nicht ideal für Meldestellenaktivitäten geeignet.
- Compliance-Mitarbeiter (z.B Datenschutz-, Geldwäsche-, Korruptions- oder Integrationsbeauftragte) hingegen sind äußerst geeignet.
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter ausreichend Ressourcen zur Verfügung haben.
- Achten Sie darauf, dass die Meldestellenbeauftragten über einen längeren Zeitraum mit den Aufgaben der Meldestelle betraut werden und es wenig Fluktuation gibt.
Fazit zur Whistleblower-Richtlinie: was Sie jetzt tun sollten
Falls Sie bereits eine Meldestelle eingerichtet haben, empfiehlt es sich, die neuen Anforderungen des HinSchG mit Ihrer bestehenden Meldestelle abzugleichen.
Um der Whistleblower Richtlinie gerecht zu werden, sollten Sie die daraus resultierenden Anpassungen schnellstmöglich vornehmen. Sollten Sie gerade erst dabei sein, eine interne Meldestelle einzurichten, können Ihnen die hier aufgeführten Anforderungen als Leitlinien dienen, um Ihre Meldestelle korrekt zu implementieren.
Dadurch stellen Sie sicher, dass von Beginn an Ihre Meldestelle ordnungsgemäß und rechtskonform arbeitet.
Unabhängig davon ist es besonders wichtig darauf zu achten, dass Ihre Mitarbeiter entsprechend geschult sind. Nur wenn sie über das erforderliche Fachwissen verfügen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Meldestelle den Anforderungen des HinSchG entsprichts