Hinweisgeberschutzgesetz Bundesrat: ein starkes Signal für Integrität und Verantwortung

Das Gesetz regelt den Umgang mit Meldungen über Betrügereien oder Korruption und Hinweise auf Missstände innerhalb Unternehmen und Behörden, sowie mit Hinweisen auf mangelnde Verfassungstreue von Beschäftigten im öffentlichen Dienst, auch wenn dabei keine konkreten Straftaten vorliegen.

Das Hinweisgeberschutzgesetz enthält Vorgaben bezüglich des Umgangs mit anonymen Meldungen, sowie Maßnahmen zum Schutze der hinweisgebenden Personen vor Repressalien. Ebenso die Haftbarkeit bei bewusster Falschauskunft, sowie Bußgelder und Schadensersatz.

Am 12. Mai 2023 hat schließlich der Bundesrat dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinschG) zugestimmt, welches im Vermittlungsausschuss nachverhandelt wurde. Der Bundestag hatte den Kompromissvorschlag bestätigt und seinen ursprünglichen Beschluss entsprechend noch geändert.

Seit dem 02. Juni 2023 ist das Gesetz im Bundesgesetzblatt veröffentlicht und einen Monat nach Verkündung, am 02. Juli ist das Gesetz zum Hinweisgeberschutz in Kraft getreten.

Oft sind kostengünstige Angebote nicht ausreichend geschützt und somit ein hohes Risiko für Datenlecks. Insbesondere bei sensiblen Themen wie Whistleblowing oder Mobbing sollten Unternehmen daher auf sichere Meldekanäle setzen.

Eine Möglichkeit hierfür ist die Einrichtung einer anonymen Hinweisplattform im Internet, über welche Mitarbeiter vertraulich Missstände melden können. Diese Plattform sollte von einem externen Dienstleister betrieben werden, um eine unabhängige Bearbeitung der Meldungen zu gewährleisten und mögliche Interessenskonflikte innerhalb des Unternehmens zu vermeiden.

Zudem ist es wichtig sicherzustellen, dass die gemeldeten Vorfälle ernst genommen werden und angemessen behandelt werden. Hierzu gehört auch eine transparente Kommunikation mit den Mitarbeitern darüber, was nach Eingang eines Hinweises passiert und wer dafür zuständig ist. Letztlich kann nur durch einen offenen Umgang mit Fehlverhalten sowie konsequentes Handeln gegenüber Verantwortlichen das Vertrauen in das Unternehmen gestärkt werden – sowohl intern als auch extern.

Unternehmen können bei der Umsetzung auch erwägen, im Rahmen ihrer Konzernstruktur eine konzernweite zentrale Stelle zur Entgegennahme von Meldungen auf den Weg zu bringen.

Es müssen in jedem Fall klare Verfahrensvorschriften festgeschrieben werden, wie man bei eingehenden Mitteilungen durch Whistleblower vorgeht. Sofern bereits ein internes System zur Nutzung besteht, müssen diese geprüft und an die neuen Regelungen angepasst werden.

In Fällen, in denen es einen Betriebsrat gibt, sollte für die Umsetzung mehr Zeit eingeplant werden. Bei der Gestaltung des Systems haben beide Seiten Mitspracherechte und müssen gemeinsam Vereinbarungen aushandeln.

Falls die Identität des Informanten bekannt ist,könnte dessen Nichtberücksichtigung bei Beförderungs- oder Versetzungsentscheidung ebenso wie eine Kündigung als "Repressalie" gewertet werden. Der Arbeitgeber müsste dann beweisen, dass dies nicht aufgrund der Meldung des Whistleblowers geschehen ist. Gelingt ihm das nicht, drohten Schadensersatzansprüche und Bußgelder für den Betrieb.

Grundsätzlich wird zwischen internen und externen Meldestellen unterschieden. Die internen Meldestellen (§§ 12 bis 18 HinSchG) müssen in dem Unternehmen eingerichtet werden. Interne Meldestellen sind intern eingerichtete und mit zuständigen Bearbeitern für die Meldungen betriebene Stellen.

An diese internen Meldestellen kann sich die hinweisgebende Person, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben, wenden.

Die internen Meldestellen betreiben die Meldekanäle, über welche die Meldungen abgegeben werden können.

Die Aufgaben der internen Meldestelle können sowohl vom Verpflichteten durch eine dort beschäftigte Person oder Abteilungen, erfüllt werden. Es ist auch möglich, die Aufgaben der internen Meldestelle auf externe Dienstleister (sogenannte externe Ombudspersonen) zu übertragen.

Die externen Meldestellen müssen von der öffentlichen Hand eingerichtet werden (§§ 19 bis 31 HinSchG). Die Funktion einer externen Meldestelle für Hinweisgeber hat das Bundeskartellamt am 2. Juli 2023 übernommen.

Die Umsetzung eines Hinweisgeberschutzgesetzes in Unternehmen ist eine große Herausforderung, da der Begriff "Whistleblowing" oft negativ konnotiert wird und mit Geheimnisverrat assoziiert wird. Diese einseitige Interpretation verkennt jedoch die Tatsache, dass das Aufdecken von Gesetzesverstößen notwendig ist und interne Whistleblower zu einem Frühwarnsystem werden können.

Mitarbeiter müssen bei der Beobachtung von Verstößen gegen Gesetze abwägen, ob sie diese melden oder nicht. Je nach Machtverhältnissen im Unternehmen kann dies persönliche Nachteile wie Ausgrenzung oder Kündigung zur Folge haben. Dies führt dazu, dass viele potenzielle Whistleblower aus Angst vor den Konsequenzen schweigen.

Um diesem Zögern entgegenzuwirken hat die EU beschlossen durch das HinschG zukünftig einen besseren Schutz für die hinweisgebende Person zu gewährleisten: wer Missstände aufdeckt darf keine Benachteiligung erfahren oder um seinen Arbeitsplatz bangen müssen.

Jede Form von Repressalien, einschließlich der Androhung und des Versuchs von Repressalien gegen hinweisgebende Personen ist verboten.

Hinweisgebende Personen sind vor Repressalien dann geschützt, wenn

• ein nach dem HinSchG vorgesehener Meldeweg beschritten wurde,
• die hinweisgebende Person zum Zeitpunkt der Meldung hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass die von ihr gemeldeten oder offengelegten Informationen der Wahrheit entsprechen,

und der sachliche Anwendungsbereich des HinSchG eröffnet ist bzw. die hinweisgebende Person zum Zeitpunkt der Meldung hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass dies der Fall ist.

1. bestätigt der hinweisgebenden Person den Eingang einer Meldung spätestens nach sieben Tagen,
2. prüft, ob der gemeldete Verstoß nach § 2 in den sachlichen Anwendungsbereich fällt,
3. hält mit der hinweisgebenden Person Kontakt,
4. prüft die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung,
5. bittet die hinweisgebende Person gegebenenfalls um weitere Informationen.
6. ergreift angemessene Folgemaßnahmen.

gibt der hinweisgebenden Person innerhalb von drei Monaten nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung oder, wenn der Eingang nicht bestätigt wurde, spätestens drei Monate und sieben Tage nach Eingang der Meldung eine Rückmeldung. Die Rückmeldung umfasst die Mitteilung geplanter sowie bereits ergriffener Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese. Eine Rückmeldung an die hinweisgebende Person darf nur insoweit erfolgen, als dadurch interne Nachforschungen oder Ermittlungen nicht berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden, nicht beeinträchtigt werden.

• Durch ein Hinweisgebersystem können blinde Flecken aufgedeckt werden, welche möglicherweise unbemerkt geblieben wären.
• Dem Unternehmen ist es möglich Schwachstellen und Fehler zu identifizieren sowie diese auszumerzen, um Prozesse zu optimieren.
• Neben der Optimierung von Arbeitsabläufen lässt sich durch das System auch ein finanzieller Schaden vermeiden. Strafzahlungen oder Gerichtskosten, Aktienkurs- oder Verkaufseinbußen lassen sich somit vorbeugen oder zumindest verringern.
• Des Weiteren kann die Reputation des Unternehmens geschützt werden indem negative Meldungen in den Medien durch Hinweisgeber vermieden werden können.
• Auch Betrüger haben mit einem solchen System keine Chance mehr ihr Unwesen im Unternehmen treiben zu können und Mitarbeiter sowie Lieferanten und Kunden erlangen Vertrauen in die Integrität ihres Arbeitgebers - was letztendlich für alle Beteiligten eine positive Entwicklung darstellt.

Verfassungsfeindliche Äußerungen von Beamtinnen und Beamten

Auch wer verfassungsfeindliche Äußerungen von Beamten und Beamtinnen meldet, fällt künftig unter das HinSchG und ist somit vor Repressalien geschützt. Aufgrund der Diskussionen über den Umgang mit sogenannten "Reichsbürgern" im öffentlichen Dienst wurde der sachliche Anwendungsbereich entsprechend erweitert. Das soll auch für Äußerungen unterhalb der Strafbarkeitsschwelle gelten.

Dies war der umstrittenste Bereich des Gesetzgebungsverfahrens. Nunmehr ist in § 16 HinSchG keine Verpflichtung zur Entgegennahme anonymer Meldungen enthalten, sondern nur eine Empfehlung. Die interne Meldestelle soll auch anonym eingehende Meldungen bearbeiten.

Anonyme Meldungen enthalten oft überdurchschnittlich viele relevante Meldungen zu schweren Fällen von Wirtschaftskriminalität. Um relevante Meldungen zu erhalten und ihr Haftungsrisiko nachweisbar zu reduzieren ist es zum anderen sinnvoll für das Unternehmen, auch anonyme Meldungen zuzulassen.