Titelbild Datenschutz beim Erfassen der Arbeitszeiten

Datenschutz beim Erfassen der Arbeitszeiten

Arbeitszeiten Datenschutzkonform erfassen.
Ratgeber

Die gesetzliche Regelung der Arbeitszeiterfassung

1994 wurde, um Arbeitnehmer zu schützen und Arbeitgebern bundesweit einheitliche Richtlinien vorzugeben, das Arbeitsgesetz (ArbZG) erlassen. Das ArbZG ist uneingeschränkt für Arbeitsverhältnisse in der Bundesrepublik Deutschland gültig und regelt Höchstarbeitszeiten, Ruhepause und ähnliches. Jedoch sind einige Jobs und Branchen davon ausgenommen. Darunter fallen beispielsweise Chefärzte, Schiffsbesatzung oder der öffentliche kirchliche Dienst.

Außerdem festgehalten wurde im Arbeitsgesetz die Arbeitszeiterfassung. Im § 16 ArbZG „Aushang und Arbeitszeitnachweise“ heißt es:

„Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und ein Verzeichnis der Arbeitnehmer zu führen, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit gemäß § 7 Abs. 7 eingewilligt haben. Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.“

Eine richtige Arbeitszeiterfassung ist also Pflicht. Das heißt aber nicht, dass der Arbeitgeber seine Mitarbeiter minutengenau überwachen soll. Viel eher geht es darum, dass die höchstzulässigen täglichen Arbeitszeiten von acht Stunden bzw. der wöchentlichen 40 Stunden nicht überschritten werden. Die Arbeitszeiterfassung kann also dazu genutzt werden, die im Arbeitsvertrag festgelegten Mindest- und Höchstarbeitszeiten nachweislich zu belegen.

Vorteile der Zeiterfassung

In vielen Betrieben wird mittlerweile minutengenau aufgezeichnet, wer wann zu welcher Uhrzeit zur Arbeit kommt und den Arbeitsplatz letzten Endes wieder verlässt.

Neben den klassischen Varianten wie Stechuhr oder Stundenzettel gibt es heutzutage zahlreiche weitere moderne Auswertungssysteme. Natürlich hat die Erfassung der Arbeitszeit einen großen Vorteil, beispielsweise wenn es um die Abrechnung von Überstunden der Mitarbeiter geht. Außerdem zieht die Erhebung solcher Daten meist die Steigerung der Produktivität im Betrieb mit sich.

Jedoch wird die Erhebung dieser Informationen auch oft von Datenschützern kritisch gesehen, wenn die Informationen auch für anderweitige Auswertungen genutzt werden. Deshalb sollte es eindeutige Regeln geben.

Im optimalen Fall kümmern sich Datenschutzbeauftragte in Firmen um alle Belange rund um die Arbeitszeiterfassung und beraten zusätzlich Arbeitnehmer und Arbeitgeber zu diesem Thema.

Zeiterfassung Icon

Arbeitszeiterfassung und der Datenschutz

Die Arbeitsvorgänge werden heutzutage in großem Stil digitalisiert. Diese Digitalisierung bringt aber – wie eben schon kurz erwähnt – nicht nur Vorteile mit sich. Auch wenn das Thema meist eher mit Internetaktivitäten zusammenhängt, ist es auch hinsichtlich der Arbeitszeiterfassung von Bedeutung.

Im ArbZG ist lediglich festgelegt, dass eine Arbeitszeiterfassung laut dem Arbeitsrecht pflichtmäßig vorgeschrieben ist. Wie die Erfassung jedoch genau aussieht, kann der Arbeitgeber frei entscheiden. Durch die neuen und sehr vielseitigen Technologien ist es theoretisch möglich, noch weitere Daten abseits der Arbeitszeiterfassung zu generieren.

Beispielsweise ein digitales Armband was einer Smartwatch ähnelt. Dieses wird hauptsächlich zum Ein- und Auschecken verwendet, es kann aber auch zum Abrechnen in der Kantine, für Kurznachrichten unter den Angestellten und für Zutritte innerhalb des Gebäudes verwendet werden. Beim Benutzen dieses Gerätes wird, je nach Ausstattung des Armbands, ein umfassendes Profil des Mitarbeiters erstellt. So können neben einer bloßen Arbeitszeitauffassung Bewegungsprofile über Geräte dieser Art nachvollzogen werden. Also wo eine Person wann eingecheckt hat, wie lange sie sich wo aufgehalten hat und wann sie mit wem was kommuniziert hat.

Das ArbZG gibt zur Form der Zeiterfassung wie oben schon gesagt keine Vorgaben. Dennoch sind die Arbeitnehmer rechtlich nicht ungeschützt. Bei der Arbeitszeiterfassung greift vom Gesetz her nämlich nicht nur das Arbeitsrecht, sondern auch die DSGVO.

Datenschutzkonforme Lösung für die Erfassung der Zeit

Im Bereich des Datenschutzes kann man immer wieder sehr unterschiedliche Arbeitsfortschritte der Dienstleister wahrnehmen. Es gibt dennoch zahlreiche Dienstleister, welche die Umsetzung der Datenschutz-Grundverordnung als Wettbewerbsvorteil verstanden haben und sich daher sehr um das Thema Datenschutz bemühen. Die folgenden Dienstleister befassen sich also neben der optimalen Zeitauffassung auch intensiver mit dem Datenschutz, der dabei zu beachten ist.

ATOSS Software AG

Der Dienstleister ATOSS bietet seinen Nutzern Technologie- und Beratungslösungen für ein professionelles Workforce Management. Neben der klassischen Zeitwirtschaft, dem intuitiven Self Service und der mobile App bietet ATOSS außerdem präzise Personalbedarfsermittlung, anspruchsvolle Einsatzplanung oder strategische Kapazitäts- und Bedarfsplanung an.

ATOSS Management Lösungen werden von mehr als 8.000 Unternehmen in 42 Ländern eingesetzt und tragen dort einen messbaren Beitrag zu mehr Wertschöpfung, Mitarbeiterzufriedenheit und Wettbewerbsfähigkeit bei.

TimeTac GmbH

Die GmbH ermöglicht seinen Nutzern webbasierte und mobile Zeiterfassungssysteme. Im Angebot von TimeTac sind anpassbare Lösungen zur Arbeitszeiterfassung, Projektzeiterfassung, Personaleinsatzplanung und Urlaubsverwaltung mit inbegriffen. Die Module können beliebig kombiniert und an die Anforderungen und bestehenden Prozesse des Unternehmens angepasst werden. Der Dienstleister kann sowohl von kleineren, also auch von großen Unternehmen verwendet werden.

Clockin GmbH

Die Idee zu clockin stammt aus einem klassischen Handwerksbetrieb und wurde daher sehr praxisnah entwickelt. Die Anwendung ist sehr selbsterklärend, sodass keine zusätzlichen Schulungen notwendig sind. Angeboten wird digitale Zeiterfassung für das Unternehmen per App, digitale Dokumentation zu verschiedenen Aufträgen und dessen automatische Verwaltung.

Die elektronische Zeiterfassung und der Betriebsrat

Der Betriebsrat hat laut § 87 Abs. 1 Nr. 6 BertVG bei der Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, welche dazu geeignet sind, Leistungen oder Verhalten der Mitarbeiter potenziell zu überwachen. Die digitale Zeiterfassung fällt in der Theorie unter die potenzielle Arbeitgeber-Überwachung. Deshalb sollten der Betriebsrat und der Arbeitgeber einer Betriebsvereinbarung mit mindestens diesen Inhalten vereinbaren:

Zweck für die Zeiterfassung

Art der gespeicherten Daten

Zugriffsrechte der Zeiterfassung

GPS-Ortung bei digitaler Zeiterfassung

Auswertung der Zeiterfassung

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