Wie lange dürfen Mitarbeiterunterlagen gespeichert werden?

Wir werden oft gefragt, wie lange ich Mitarbeiterunterlagen aufbewahren soll. Die DSGVO vertritt die Auffassung der Datenschutzbehörde, dass [Daten] nicht länger aufbewahrt werden sollten als für den Zweck, für den sie verarbeitet wurden, erforderlich aber in welcher Beziehung steht dies zu den verschiedenen Elementen personenbezogener Daten, die der Personalabteilung zur Verfügung gestellt werden?

Während Ihres Einstellungsprozesses kommen viele Daten auf Sie zu. Beispielsweise:

• Lebensläufe
• Interviewnotizen oder Aufnahmen
• Anschreiben

Die Daten, die Sie während Ihres Einstellungsprozesses sammeln, sind wichtig, um einen dieser potenziellen Ansprüche zu verteidigen. Da Sie ein berechtigtes Interesse daran haben, diese Daten für diesen Zeitraum aufzubewahren, kann nach der DSGVO leicht argumentiert werden, dass das Risiko für den Antragsteller im Vergleich zum Nutzen für den Antragsteller minimal ist. Wenn Sie Lebensläufe länger als sechs Monate aufbewahren möchten, z. B. in einem Talentpool für zukünftige Gelegenheiten, müssen Sie den Bewerbern zustimmen. Um die von Ihnen gespeicherten Informationen auf dem neuesten Stand zu halten, sollten Sie Bewerber in Ihrem Talentpool auffordern, ihren Lebenslauf zu überprüfen und zu aktualisieren, und sie auffordern, ihre Einwilligung erneut zu erteilen. Wenn Sie die Zustimmung des Bewerbers nicht einholen, sollten Sie dessen Lebenslauf aus Ihrem System entfernen.

Nach dem Gesetz müssen Arbeitgeber bestimmte Unterlagen, die sich auf ihre Arbeitnehmer beziehen, für bestimmte Mindestzeiträume aufbewahren. Es wird auch empfohlen, dass Arbeitgeber andere Unterlagen, die sich auf ihre Arbeitnehmer beziehen, zu ihrem eigenen Vorteil aufbewahren. Im Streitfall ist es wichtig, dass der Arbeitgeber über Belege verfügt. Nachfolgend finden Sie eine Liste der wichtigsten Anforderungen und Empfehlungen.

Daten wie persönliche Unterlagen der Mitarbeiter, Leistungsbeurteilungen, Arbeitsverträge usw. sollten 6 Jahre lang aufbewahrt werden, nachdem sie das Unternehmen verlassen haben. Dies liegt zum Teil an potenziellen Tribunalen für den dreimonatigen Risikozeitraum, in dem gekündigte Mitarbeiter eine Klage gegen Sie erheben können. Sie können jedoch auch zur Verteidigung eines Amtsgerichts oder einer Klage vor einem Obersten Gerichtshof herangezogen werden, was viele Jahre später der Fall sein kann. Nach der DSGVO wäre die Bedingung für die Verarbeitung eine rechtliche Verpflichtung oder ein berechtigtes Interesse.

Sie müssen sowohl Ihre rechtlichen als auch Ihre geschäftlichen Anforderungen berücksichtigen, wenn Sie entscheiden, wie lange Daten aufbewahrt werden sollen. Wenn Ihre Mitarbeiterdaten außerhalb des Standorts in einem Drittanbietersystem gespeichert werden, möchten Sie möglicherweise ein Archiv mit Dateien ehemaliger Mitarbeiter herunterladen, dass Sie vor Ort speichern können, anstatt den Online-Speicher 6 Jahre lang zu verwalten und zu bezahlen.

Die Arbeitgeber müssen eine Kopie dieser Erklärung des Arbeitnehmers während des gesamten Arbeitsverhältnisses und mindestens ein Jahr nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufbewahren.

Aufzeichnungen, Berechnungen und Dokumente in Bezug auf den Wert der Leistungen für die Mitarbeiter müssen für den Fall einer Prüfung durch Revenue 6 Jahre aufbewahrt werden. Sie können diese auch in einem Audit überprüfen und nachweisen, dass die Mitarbeiter mit Gehaltsabrechnungen beliefert werden.

Angaben zu Arbeitstagen und -stunden pro Woche, genommenem Jahresurlaub und Feiertagen sowie zu den dafür erhaltenen Zahlungen. Aufzeichnungen über Ruhepausen und / oder Aufzeichnungen über die Benachrichtigung der Mitarbeiter, die umfassend über den Anspruch auf Ruhepausen und die Verfahren informiert wurden, wenn keine Ruhepause eingelegt werden kann.

Zwar gibt es keine festgelegte Frist für die Aufbewahrung von Daten zum Mutterschaftsurlaub, doch können Ansprüche innerhalb von 6 Monaten geltend gemacht werden, nachdem die Arbeitgeber über ein Problem informiert wurden, das zu einem Rechtsstreit geführt oder in Ausnahmefällen auf 12 Monate verlängert wurde.

Die Aufzeichnungen über den Elternurlaub, einschließlich der Beschäftigungsdauer jedes Arbeitnehmers und der Daten und Zeiten des genommenen Urlaubs, müssen 8 Jahre lang aufbewahrt werden.