Social Media und Unternehmen
Soziale Medien als Kontaktvermittlung
Die Nutzung von sozialen Medien wie Facebook, Twitter, Instagram, TikTok oder YouTube ist in den letzten Jahren gravierend gestiegen und damit auch der Einfluss auf die User.
Unternehmen wird dadurch eine neue und attraktive Möglichkeit eröffnet, Marketing zu betreiben, Mitarbeiter zu rekrutieren oder kundenorientierten Service anzubieten. Das ist auch der Grund warum sich Unternehmer zunehmend mehr mit den sozialen Plattformen beschäftigen.
Die Verwendung dieser Plattformen bringt allerdings nicht nur Vorteile, sondern auch einige Herausforderungen mit sich. Eine davon ist der angemessene Umgang mit personenbezogenen Daten, also Datenschutz. Was genau beachtet werden muss, ist vielen nicht klar.
Aus Sicht des Arbeitgebers
Als erstes sollten Sie sich als Unternehmer grundsätzlich die Frage stellen, wie Sie zu der Nutzung der Social Media Plattformen stehen. Diese kann während der Arbeitszeit erlaubt oder verboten werden. Neben dem Datenschutz hat dies auch einen betriebswirtschaftlichen Hintergrund. Viele Mitarbeiter verschwenden während der Arbeit zu viel Zeit für private Zwecke in den Sozialen Medien, weshalb einige Unternehmen die Nutzung schon untersagt haben.
Nun stellt sich die Frage, ob ein solches generelles Verbot überhaupt durchgebracht werden kann.
Die Umsetzung ist allerdings nicht sehr schwierig. Jedoch gibt es hier ein Hindernis, da heutzutage viele Mitarbeiter auch beruflich mit den Sozialen Medien zu tun haben. Für diese müssen dann Ausnahmeregelungen geschaffen werden, oft wird dies mittels arbeitsrechtlicher Vereinbarungen geregelt.
Mitarbeiter einzelner Abteilungen genießen dann Privilegien, wie zum Beispiel die, wohlgemerkt berufliche, Nutzung von Instagram.
Um auf der sicheren Seite zu sein, sollten Unternehmen diesbezüglich ein Weisungsrecht einfordern damit die sozialen Medien nicht fern vom Zweck genutzt werden. Mögliche Verstöße dagegen können dann gerichtet werden.
Was außerdem nicht außer Acht gelassen werden sollte ist der Umgang mit personenbezogenen Daten. Unternehmen können durch die sozialen Medien Datensätze über Kunden oder Partner generieren, da viele Menschen Informationen zu ihrer Person auf ihren Profilen teilen. Dadurch kann abgeschätzt werden, worauf man sich möglicherweise einlässt.
Hier ist jedoch Vorsicht geboten. Die Daten dürfen, nur weil sie sichtbar gemacht werden, nicht von der Plattform exportiert werden. Auch dürfen bestimmte social Media Plattformen gar nicht für Recruiting Zwecke genutzt werden. Das bedeutet, es dürfen keine Bewerberdaten erfasst und verarbeitet werden.
Aus Sicht des Arbeitnehmers
Für den Arbeitnehmer ist hierbei entscheidend was er auf den sozialen Plattformen teilt.
Wird das Netzwerk im beruflichen Sinne genutzt, ist es wichtig, genau nach den Vorstellungen und Konzepten des Arbeitgebers zu handeln. Die richtige Kommunikation ist hierbei ausschlaggebend. Hinzu kommt die Wahrung der Betriebsgeheimnisse und anderer intim zu behandelnden Daten.
Aber auch bei der privaten Nutzung können Konflikte mit dem Arbeitgeber entstehen.
Diese werden zum Beispiel ausgelöst, wenn ein unzufriedener Arbeitnehmer in den sozialen Medien über das Unternehmen herzieht. Hier können je nach Art und Weise der Äußerungen schwerwiegende Folgen für den Mitarbeiter entstehen, welcher Rechenschaft über die veröffentlichten Aussagen ablegen muss.
Es versteht sich von selbst, dass auch bei der privaten Nutzung interne Daten und Betriebsgeheimnisse nicht preisgegeben werden dürfen und ein Verstoß Konsequenzen mit sich bringt.
Um den Betroffenen die korrekte Handhabung mit Social Media und Unternehmen nahezubringen, wurden die sogenannten Social Media Guidelines erstellt. Diese stellen mittels eines Rahmenwerks sicher, dass alle oben genannten Punkte so eingehalten werden können, ohne dass Komplikationen entstehen.
Wie genau die Social Media Guidelines umgesetzt werden, ist dem Unternehmen aufgrund der Gestaltungsfreiheit selbst überlassen. Voraussetzung ist jedoch, dass dabei keine Rechte wie zum Beispiel Persönlichkeitsrechte der Mitarbeiter verletzt werden. Werden diese beachtet, kann das Unternehmen entscheiden, was als wichtig erachtet und welche Strategie verfolgt wird.
Es existiert eine Richtlinie, nachdem der Arbeitgeber vorgehen kann. Diese sieht folgendermaßen aus:
- Definieren eines Gültigkeitsbereichs
Hier sollte eindeutig definiert werden, wer diese Regeln befolgen muss, wer eine Ausnahmeregelung zu beachten hat und welche Sozialen Netzwerke jeweils betroffen sind.
- Einhaltung des Gesetzes
Die detaillierte Aufklärung über die rechtlichen Vorschriften und möglicher Risiken ist enorm wichtig, um Datenpannen zu vermeiden.
Da dies ein so komplexes Thema ist, bei dem so vieles so schnell falsch gemacht werden kann, sollte es intensiv behandelt werden.
- Festlegung der Art der Kommunikation
Es sollte die Art und Weise der Kommunikation geregelt werden.
Das bedeutet, es wird vermittelt in welchem Umgangston man auf Inhalte reagiert und Anliegen kommuniziert.
- Aufklärung über den Umgang mit vertraulichen Daten
Der Umgang mit vertraulichen Daten, wie Betriebsgeheimnissen, Passwörtern oder personenbezogenen Daten sollte klar geregelt sein.
Diese Regelungen müssen allen Beteiligten umfassend erläutert werden, um die Datensicherheit des Unternehmens nicht zu gefährden.
Notwendigkeit eines externen Datenschutzbeauftragten, ja oder nein?
Da Social Media in den letzten Jahren so groß geworden ist und sogar für berufliche Zwecke genutzt wird, steigt auch die Verantwortung, vor allem, weil in Hülle und Fülle mit personenbezogenen Daten hantiert wird. Dabei ist ein Experte, der professionell arbeitet, die Vorschriften kennt und Erfahrung hat von Vorteil, um die korrekte Handhabung mit Social Media und Unternehmen zu gewährleisten.
Informieren Sie sich noch heute über die Vorteile eines externen Datenschutzbeauftragten.
